Excel Açılır Listeye Veri Ekleme ve Listeyi Düzenleme

Açılır listeye yeni seçenek nasıl eklenir?

Yeni seçenek eklemek için önce listenin nereden beslendiğini bilmeniz gerekir. Açılır listeli hücreyi seçin ve Veri > Veri Doğrulama'yı açın. Ayarlar sekmesindeki Kaynak kutusu üç şeyden birini gösterir: elle yazılmış seçenekler, bir hücre aralığı ya da bir ad.

Kutuda Bekliyor;Kargoda;Teslim edildi gibi düz metin varsa seçeneği doğrudan bu kutuya, aynı ayırıcıyla ekleyin. =$A$2:$A$5 gibi bir aralık varsa yeni öğeyi o aralığa yazmanız ve gerekirse aralığı genişletmeniz gerekir. Bir ad görüyorsanız adın hangi aralığı kapsadığını Formüller > Ad Yöneticisi'nden kontrol edin.

Aralığın altına yazılan öğe neden görünmüyor?

Kaynak $A$2:$A$5 ise Excel yalnız bu dört hücreye bakar. A6'ya yazdığınız beşinci şehir aralığın dışında kaldığı için listede çıkmaz. İki çözüm vardır: Kaynak'ı $A$2:$A$6 yapmak ya da yeni öğeyi aralığın ortasına satır ekleyerek yerleştirmek.

Aralığın içine satır eklediğinizde Excel başvuruyu kendiliğinden büyütür. Bursa ile Konya arasına bir satır ekleyip İzmir yazarsanız Kaynak $A$2:$A$6 olur. Bu yöntem pratiktir, ama listenin sonuna ekleme alışkanlığıyla sık sık unutulur.

Kalıcı çözüm: listeyi tabloya dönüştürmek

Liste sık değişiyorsa en sağlam yol onu bir Excel tablosuna dönüştürmektir. Listeden bir hücre seçip Ctrl+T'ye basın. Microsoft'un da belirttiği gibi tabloya dayalı açılır listeler, tabloya öğe eklendiğinde ya da çıkarıldığında kendiliğinden güncellenir.

Tabloya dönüştürdükten sonra Kaynak kutusuna tablo sütununun hücrelerini fareyle seçerek verin. Excel'in Kaynak kutusunda Tablo1[Şehir] gibi yapılandırılmış başvuruyu doğrudan kabul etmediği durumlarda =DOLAYLI("Tablo1[Şehir]") yazmak sık kullanılan bir çözümdür.

Kaç öğe olduğunu ve son öğeyi görmek

Listenin kaç seçenek içerdiğini BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY ile sayabilirsiniz. Aralığı biraz geniş tutmak, sonradan eklenecek öğeleri de sayıma katar.

=BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(A2:A20)

=COUNTA(A2:A20)

Bu sayı, KAYDIR ile dinamik bir kaynak kurmanın da temelidir. Tablo kullanamadığınız eski dosyalarda bu yöntem işe yarar. =KAYDIR($A$2;0;0;BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY($A$2:$A$100);1) formülü A2'den başlayıp dolu hücre sayısı kadar aşağı uzanan aralığı verir. Bunu Kaynak kutusuna yazdığınızda listenin altına eklenen her şehir açılır listeye girer. Listenin arasında boş hücre olmamalıdır, yoksa sayım kısa kalır.

Formülün doğru aralığı bulduğunu, son öğeyi göstererek test edebilirsiniz.

=İNDİS(A2:A20;BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(A2:A20))

=INDEX(A2:A20,COUNTA(A2:A20))

Aynı öğeyi iki kez eklememek

Listeyi birden fazla kişi güncelliyorsa aynı şehrin iki kez eklenmesi kolaydır. Eklemeden önce EĞERSAY ile değerin zaten var olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.

=EĞERSAY(A2:A20;"Bursa")>0

=COUNTIF(A2:A20,"Bursa")>0

Bu kontrolü listenin kendisine özel bir veri doğrulama kuralı olarak da bağlayabilirsiniz. Şehir sütununu seçip Özel formüle =EĞERSAY($A$2:$A$100;A2)=1 yazdığınızda listeye aynı öğe ikinci kez yazılamaz.

Kural özellikle birden fazla kişinin aynı dosyayı güncellediği durumlarda işe yarar. Satış ekibinden biri "Bursa" eklemiş, bir başkası aynı şehri "bursa" diye yazmaya çalışıyorsa EĞERSAY büyük ve küçük harfi ayırt etmediği için ikinci giriş de engellenir.

Seçenekler alfabetik sırada nasıl tutulur?

Uzun listelerde aradığınız seçeneği bulmak, öğeler sıralı olduğunda kolaylaşır. Liste bir tabloda duruyorsa başlıktaki filtre okundan A'dan Z'ye sıralayabilirsiniz. Açılır liste, kaynaktaki sırayı aynen gösterir.

Microsoft 365 ve Excel 2021 kullanıyorsanız ham listeyi olduğu gibi bırakıp yan sütunda =SIRALA(BENZERSİZ(A2:A100)) ile sıralı ve tekrarsız bir kopya üretebilirsiniz. Bu durumda Kaynak kutusuna sonucun ilk hücresini =$C$2# biçiminde yazarsınız; # işareti taşan aralığın tamamını kapsar. Eski sürümlerde bu yazım çalışmaz.

Listeyi düzenlemek ya da kaldırmak

Bir seçeneğin adını değiştirdiğinizde, o seçeneği daha önce seçmiş hücreler eski adla kalır. "Kargoda" seçeneğini "Kargoya verildi" yaparsanız eski kayıtları Ctrl+H ile Bul ve Değiştir kullanarak siz güncellemelisiniz.

Aynı listeyi kullanan çok sayıda hücre varsa ayarı tek tek değiştirmeniz gerekmez. Veri Doğrulama penceresinin alt kısmında, değişikliği aynı ayarlara sahip diğer bütün hücrelere uygulayan bir onay kutusu bulunur. Bu kutuyu işaretleyip Kaynak'ı değiştirdiğinizde sütunun tamamı güncellenir.

Açılır listeyi tamamen kaldırmak için hücreleri seçin, Veri Doğrulama'yı açın ve Tümünü Temizle'ye basın. Hücrelerdeki değerler yerinde kalır, yalnız liste ve kurallar silinir. Sayfadaki bütün açılır listeleri birden kaldırmak için önce Ctrl+A ile sayfanın tamamını seçip aynı adımı uygulayabilirsiniz.

Şimdi elinizdeki listenin kaynağını Veri Doğrulama penceresinden kontrol edin. Kaynak düz bir aralıksa listeyi Ctrl+T ile tabloya dönüştürüp yeni öğe ekleyerek sonucu deneyin.