İçeriğe geç
parazade
Finans

e-Defter Nedir?

İngilizce: e-Ledger

Yayın: · Son güncelleme:

e-Defter Nedir? Kısaca

e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereği tutulan yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda oluşturulması, mali mühür ya da e-imzayla onaylanıp GİB sistemine berat dosyasıyla bildirilmesidir.

e-Defter nedir?
İçindekiler
  1. e-Defter nedir?
  2. Kimler tutmak zorundadır?
  3. Nasıl çalışır? Örnek
  4. Nelere dikkat etmeli?

e-Defter, kâğıt üzerinde tutulan yasal defterlerin elektronik karşılığıdır. Yevmiye defteri ve büyük defter (defter-i kebir), belirlenen standart formatta elektronik ortamda oluşturulur, mükellefin mali mührü ya da e-imzasıyla onaylanır ve GİB'e beratı yüklenir. Kâğıt defterdeki noter onayının yerini bu elektronik onay alır.

e-Defter nedir?

Sistemde iki temel unsur vardır:

  • Defter dosyası: Dönemin muhasebe kayıtlarını içeren elektronik dosya. Mükellef tarafından saklanır.
  • Berat: Defterin özetini ve elektronik imzasını içeren dosya. GİB'e yüklenir ve GİB tarafından onaylanır.

GİB defterin içeriğini değil, beratını tutar; bu yüzden defterin kendisini kanundaki süre boyunca saklamak mükellefin sorumluluğundadır. Saklama, GİB'in izin verdiği hizmet sağlayıcıların sistemlerinde de yapılabilir.

Kimler tutmak zorundadır?

e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler ve belirli hasılat sınırlarını aşanlar başta olmak üzere, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde sayılanlar e-defter tutmakla yükümlüdür. Zorunluluk kapsamı ve hadler zaman zaman genişletilir; güncel kapsamı GİB'den kontrol et. Zorunlu olmayanlar da isteğe bağlı olarak geçebilir.

Nasıl çalışır? Örnek

Varsayımsal bir örnek: Bir şirket mart ayı kayıtlarını muhasebe programında tamamlar. Program kayıtları standart formata dönüştürür, mali mühürle imzalar ve berat dosyası oluşturur. Berat, tebliğde belirtilen süre içinde GİB sistemine yüklenir ve onaylanır.

Nelere dikkat etmeli?

  • Berat yükleme sürelerini kaçırmak cezaya yol açabilir.
  • Beratı onaylanmış bir dönemde değişiklik yapmak sınırlıdır; kayıtları göndermeden önce kontrol et.
  • Defter dosyalarının yedeklenmesi ve güvenli saklanması gerekir.

Sıkça Sorulan Sorular

e-Defter tutanlar ayrıca kâğıt defter tutar mı?

Hayır. e-Defter kapsamındaki yevmiye defteri ve büyük defter için kâğıt defter tutulmaz ve noter onayı alınmaz. Envanter defteri gibi bazı defterlerin durumu ayrıca mevzuatta düzenlenir.

e-Defter beratı ne demek?

Berat, e-defterin özet bilgilerini ve elektronik imzasını içeren dosyadır. Mükellef beratı GİB sistemine yükler, GİB onaylar; bu onay defterin tasdiki yerine geçer.

İlgili terimler

Mali Mühür(Financial Seal)Mali mühür, kurumların ve şirketlerin e-fatura, e-defter, e-arşiv gibi Gelir İdaresi uygulamalarında belgeleri elektronik olarak onaylamak için kullandığı, tüzel kişiliğe ait elektronik sertifikadır.e-Fatura(E-Invoice)e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartta elektronik olarak düzenlenen ve yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında gönderilip alınan faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir.Yevmiye Defteri(Journal)Yevmiye defteri (günlük defter), bilanço esasına göre defter tutan işletmelerin tüm işlemlerini belgelere dayanarak tarih sırasıyla, borç ve alacak hesaplarını göstererek kaydettiği yasal defterdir.Bilanço Esası(Balance Sheet Basis)Bilanço esası, birinci sınıf tüccarların çift taraflı kayıt yöntemiyle yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri tuttuğu, dönem sonunda bilanço ile gelir tablosu çıkardığı defter tutma yöntemidir.Muhasebe(Accounting)Muhasebe, bir işletmenin para ile ölçülebilen ticari işlemlerini belgelere dayanarak kaydeden, sınıflandıran, özetleyen ve bilanço ile gelir tablosu gibi raporlar hâlinde ilgililere sunan bilgi sistemidir.Vergi Usul Kanunu(Tax Procedure Law)Vergi Usul Kanunu (VUK), 213 sayılı kanundur ve tüm vergilerin tarh, tebliğ, tahakkuk süreçlerini, defter tutma ve belge düzenini, değerleme kurallarını ve vergi cezalarını düzenleyen temel usul kanunudur.