e-Fatura Nedir?

e-Fatura, kâğıt faturanın yerine geçen, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği formatta elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. En önemli özelliği, yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında kullanılabilmesidir.

Nasıl çalışır?

1. Satıcı faturayı bir e-Fatura uygulamasında (GİB portalı, özel entegratör ya da kendi entegrasyonu) oluşturur ve mali mühür ya da e-imza ile imzalar.
2. Fatura GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine elektronik olarak iletilir.
3. Alıcı faturayı kendi sisteminde görür. Ticari fatura senaryosunda faturayı kabul veya reddedebilir; temel fatura senaryosunda ise yalnızca alır.

Fatura kâğıda basılıp gönderilmez; arşivleme de elektronik ortamda yapılır.

Kimler kullanır?

Belirli ciro eşiklerini aşan işletmeler ve bazı sektörlerdeki mükellefler için e-Fatura zorunludur. Eşikler ve kapsam zaman zaman güncellendiği için GİB'in e-Fatura sayfasından kontrol etmek gerekir. Zorunlu olmayan işletmeler de gönüllü olarak geçebilir.

e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Faturayı keserken alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına bakılır:

• Alıcı kayıtlıysa: e-Fatura
• Alıcı kayıtlı değilse (ör. bireysel müşteri ya da sisteme geçmemiş bir işletme): e-Arşiv fatura

Kayıtlı kullanıcı listesi GİB üzerinden sorgulanabilir; çoğu fatura yazılımı bu kontrolü otomatik yapar.

Avantajları

• Kâğıt, baskı ve kargo maliyetinden tasarruf
• Faturanın anında ulaşması ve kaybolma riskinin olmaması
• Muhasebe kayıtlarının otomatikleşmesi

Nelere dikkat etmeli?

Zorunluluk kapsamına girdiğin hâlde geçiş yapmamak ya da e-Fatura yerine kâğıt fatura kesmek usulsüzlük cezasına yol açabilir.