Excel'de Büyükten Küçüğe Sıralama ve Özel Sıralama

Sayılar büyükten küçüğe nasıl sıralanır?

Sayı içeren bir sütunda hücre seçtiğinizde Veri sekmesinde En Büyükten En Küçüğe Sırala ve En Küçükten En Büyüğe Sırala düğmeleri görünür. Büyükten küçüğe sıralamak için ilkine basmanız yeterlidir. Excel bitişik sütunları da birlikte taşır, yani her temsilcinin bölgesi kendi satışıyla beraber yer değiştirir.

Beş temsilcili bir satış listesini düşünün: Murat 242.500 TL ile en üste, Seda 97.300 TL ile en alta iner. Aynı düğmeler Giriş sekmesindeki Sırala ve Filtre Uygula menüsünde ve filtre oklarının içinde de bulunur.

Sıralama yalnız tek bir hücre seçiliyken güvenlidir. Bütün sütunu seçip devam ederseniz Excel seçimi genişletmeyi önerir. Bu öneriyi reddetmek rakamları adlardan koparır ve tabloyu bozar.

Metin sayılar sıralamayı bozar

Bu sorunun belirtisi bellidir: 1000 değerinin 200'den önce gelmesi, sütunda metin olarak kayıtlı sayılar olduğunu gösterir. Metin sayılar harf harf karşılaştırılır ve "1" ile başlayan her şey "2" ile başlayanlardan önce gelir. Düğmenin adı A'dan Z'ye olarak görünüyorsa sebep budur.

Çözüm, sütunu gerçek sayıya çevirmektir. Ayrıntılı yöntemler metni sayıya çevirme rehberinde anlatılıyor. Sayı sonuna boşlukla yazılmış "TL" ifadesi de aynı sorunu yaratır; para birimini hücre biçimiyle gösterin, metin olarak yazmayın.

Birden çok ölçütle sıralama: Düzey Ekle

Önce bölgeye, sonra her bölgenin içinde satışa göre sıralamak tek düğmeyle olmaz. Veri sekmesindeki Sırala düğmesi ya da Giriş sekmesindeki Özel Sıralama komutu Sırala iletişim kutusunu açar. Mac'te bu pencereye Cmd+Shift+R ile de ulaşabilirsiniz.

İlk satırda Sıralama ölçütü olarak Bölge'yi, Düzen olarak A'dan Z'ye seçin. Düzey Ekle düğmesiyle ikinci bir satır açıp Satış sütununu ve En Büyükten En Küçüğe düzenini seçin. Sonuçta Ege'de Elif, Marmara'da Murat kendi bölgesinin başına geçer. Verilerimde üst bilgi var kutusunun işaretli olduğundan emin olun, yoksa başlık satırı da sıralanır.

Satırları değil sütunları sıralamak

Veriniz yatay duruyorsa, yani aylar sütun başlıklarında ve rakamlar yan yana ise, sıralamanın yönünü değiştirmeniz gerekir. Sırala iletişim kutusunda Seçenekler düğmesine basın ve Soldan sağa sırala seçeneğini işaretleyin. Bu durumda Sıralama ölçütü listesinde sütunlar yerine satır numaraları görünür.

Örneğin 2. satırda dört çeyreğin ciroları varsa Satır 2'yi ölçüt seçip En Büyükten En Küçüğe düzenini verdiğinizde en yüksek çeyrek en sola geçer. Başlık hücreleri de rakamlarla birlikte taşınır, böylece hangi çeyreğin önde olduğu görünmeye devam eder.

Kendi sıranızı tanımlamak: Özel Liste

Öncelik sütununda Yüksek, Orta ve Düşük yazıyorsa alfabetik sıra işe yaramaz; Düşük en üste çıkar. Sırala iletişim kutusunda Düzen açılır listesinden Özel Liste'yi seçin, kutuya değerleri istediğiniz sırayla alt alta yazıp ekleyin. Aynı yöntem ay adları ve gün adları için hazır gelir. Ocak, Şubat, Mart diye giden bir rapor sütununu alfabetik sıralarsanız Ağustos en üste çıkar; hazır ay listesini seçtiğinizde takvim sırası korunur.

Özel listeyi kalıcı tanımlamak istemiyorsanız sırayı yardımcı sütunla da kurabilirsiniz. KAÇINCI, her önceliğin sıra listesindeki konumunu verir:

=KAÇINCI(B2;$D$2:$D$4;0)

=MATCH(B2,$D$2:$D$4,0)

Yardımcı sütunu küçükten büyüğe sıraladığınızda Yüksek öncelikli görevler üste çıkar. Sıra listesini ayrı bir sütunda tuttuğunuz için yeni bir öncelik eklemek de kolaylaşır.

Sıralamadan sırayı formülle görmek

Listeyi yerinden oynatmadan ilk üç satışı ya da her temsilcinin kaçıncı olduğunu görmek isteyebilirsiniz. En yüksek ikinci değeri BÜYÜK verir:

=BÜYÜK(C2:C6;2)

=LARGE(C2:C6,2)

Her satırın sırasını yanına yazmak için RANK.EŞİT kullanın. Son bağımsız değişkeni 0 yazdığınızda en büyük değer 1. olur:

=RANK.EŞİT(C2;$C$2:$C$6;0)

=RANK.EQ(C2,$C$2:$C$6,0)

Bu iki formül veri değiştikçe kendiliğinden güncellenir. Eşit iki satış olduğunda RANK.EŞİT ikisine de aynı sırayı verir ve bir sonraki sıra atlanır; iki kişi 2. ise sıradaki kişi 4. olur. Sıralı listenin tamamını otomatik görmek için formülle otomatik sıralama rehberine bakabilirsiniz.

Sıradaki adım

Kendi tablonuzda önce iki düzeyli bir sıralama kurup sonucu kontrol edin. Ardından Düzen listesinde Hücre Rengi ya da Yazı Tipi Rengi seçenekleriyle denemeler yapmak isterseniz renge göre filtreleme ve sıralama rehberine geçin.