Excel'de Renge Göre Filtreleme ve Sıralama

Renge göre filtre nasıl uygulanır?

Renge göre filtre, sütun başlığındaki filtre okunun içindeki Renge göre seçeneğiyle uygulanır. Önce listede bir hücre seçip Veri sekmesindeki Filtre düğmesine basın; Windows'ta Ctrl+Shift+L, Mac'te Cmd+Shift+F aynı işi yapar. Başlıklarda oklar belirdikten sonra renkli hücrelerin bulunduğu sütunun okunu açın.

Bu seçeneğin altında Hücre Rengi ve Yazı Tipi Rengi başlıkları vardır. Sütunda hangi renkler kullanılmışsa Excel yalnız onları listeler. Kırmızı dolguyu seçtiğinizde yalnız kırmızı boyalı satırlar kalır, diğerleri gizlenir. Koşullu biçimlendirmeyle eklenen simgeler varsa Hücre Simgesi başlığı da görünür.

Bir cari hesap listesinde gecikmiş ödemeleri kırmızıyla boyadığınızı düşünün. Tutar sütununda kırmızıya göre süzdüğünüzde ekranda yalnız takip etmeniz gereken müşteriler kalır. Filtre bir seferde tek renk seçmenize izin verir; iki rengi birlikte görmek için yardımcı bir sütun gerekir.

Renkleri istediğiniz sıraya koymak

Renge göre sıralama, renkli satırları listenin üstüne ya da altına toplar. Veri sekmesindeki Sırala düğmesiyle Sırala iletişim kutusunu açın. Sıralama ölçütü olarak renkli sütunu, Sıralama Koşulu olarak Hücre Rengi'ni seçin, ardından Düzen kısmında rengi ve üstte mi altta mı duracağını belirleyin.

Birden fazla renk kullanıyorsanız her renk için Düzey Ekle ile ayrı bir satır açın. Örneğin ilk düzeyde kırmızıyı, ikinci düzeyde sarıyı üste alırsanız gecikenler en başta, yaklaşanlar onların altında, kalan satırlar en sonda durur. Renk düzeylerinin ardından Tutar'a göre bir düzey daha ekleyerek her renk grubunu kendi içinde büyükten küçüğe dizebilirsiniz.

Filtre okundaki menüde de Renge göre sırala seçeneği bulunur. Tek bir rengi hızla üste almak için bu yeterlidir, birden çok renk için iletişim kutusu daha kullanışlıdır.

Renk elle mi verildi, kuralla mı?

Renge göre filtre, rengin elle mi yoksa koşullu biçimlendirmeyle mi verildiğine bakmaz; ikisinde de çalışır. Fark, verinin sonradan değişmesinde ortaya çıkar. Elle boyanan bir hücre ödeme yapıldıktan sonra da kırmızı kalır ve filtre yanlış liste gösterir.

Bu yüzden rengi bir kurala bağlamak daha sağlamdır. Durum sütunu "Gecikti" olduğunda satırı boyayan bir kural için tüm satırı renklendirme rehberini izleyebilirsiniz. Durum değiştiğinde renk de kendiliğinden kalkar.

Formülle saymak için durum sütunu

Formüller hücre rengini okuyamaz. EĞERSAY ya da ETOPLA, kırmızı hücreleri tanımaz. Renkli hücreleri saymak ya da toplamak gerekiyorsa rengin anlamını bir metin sütununa yazmak en temiz yoldur:

=EĞERSAY(D2:D6;"Gecikti")

=COUNTIF(D2:D6,"Gecikti")

Aynı sütunla gecikmiş tutarın toplamını da alırsınız:

=ETOPLA(D2:D6;"Gecikti";C2:C6)

=SUMIF(D2:D6,"Gecikti",C2:C6)

Durum sütunu olduğunda renk yalnız görsel bir işaret olur, hesaplar ise metne dayanır. Renk kodu kullanmaya devam etmek zorundaysanız renkli hücreleri sayma rehberindeki filtre ve ALTTOPLAM yöntemine bakın.

Filtreyi temizlemek ve sık görülen sorunlar

Renk filtresini kaldırmak için aynı okun menüsünden o sütunun filtresini temizleme seçeneğini kullanın. Bütün sütunlardaki filtreleri birden kaldırmak isterseniz Veri sekmesindeki Filtre düğmesine yeniden basın; oklar kaybolur ve tüm satırlar geri gelir.

En sık karşılaşılan sorun, birbirine çok benzeyen iki tonun ayrı renk sayılmasıdır. Bir hücre standart kırmızıyla, diğeri biraz daha açık bir kırmızıyla boyanmışsa menüde iki ayrı kutu görürsünüz ve filtre yalnız birini getirir. Renkleri her zaman aynı paletten seçmek ya da Biçim Boyacısı ile kopyalamak bu karışıklığı önler.

İkinci sorun, renklerin listenin bir kısmında kalmasıdır. Ortada boş bir satır varsa filtre alttaki bölümü kapsamaz ve oradaki kırmızı satırlar süzülmez. Boş satırları temizlemek için boş satırları silme rehberine bakabilirsiniz.

Süzülmüş satırları toplamak

Renge göre filtre uyguladıktan sonra yalnız görünen satırların toplamını görmek için ALTTOPLAM kullanılır. TOPLA gizlenen satırları da toplar, ALTTOPLAM filtreyle gizlenenleri atlar:

=ALTTOPLAM(9;C2:C6)

=SUBTOTAL(9,C2:C6)

Filtre yokken bu formül bütün tutarları toplar. Kırmızıya göre süzdüğünüzde sonuç yalnız gecikmiş satırların toplamına iner. Ayrıntılar filtrelenmiş hücreleri toplama rehberinde.

Sıradaki adım

Listenizde bir Durum sütunu açın ve renkleri bu sütuna bağlayan bir koşullu biçimlendirme kuralı kurun. Ardından renge göre filtreyi deneyip ALTTOPLAM sonucunu Durum sütunundaki ETOPLA sonucuyla karşılaştırın; iki rakam aynı çıkıyorsa renkleriniz ve verileriniz uyumludur.