Excel'de Formülle Otomatik Sıralama Nasıl Yapılır?

Düğmeyle sıralama ile formülle sıralama arasındaki fark

Veri sekmesindeki Sırala düğmesi listeyi bir kez sıralar ve yerinde değiştirir. Bir temsilcinin satış rakamı güncellendiğinde sıra bozulur ve düğmeye yeniden basmanız gerekir. Formülle sıralama ise asıl listeye dokunmaz; sıralı kopyayı ayrı bir alanda üretir ve her değişiklikte yeniler.

Satış panosu, puan tablosu ya da stok listesi gibi sürekli güncellenen raporlarda formül yöntemi daha az el emeği ister. Örneklerde yedi temsilcinin bölge ve satış tutarı kullanılıyor.

SIRALA ile büyükten küçüğe liste

SIRALA üç temel argüman alır: sıralanacak alan, hangi sütuna göre sıralanacağı ve yön. Satış sütunu alanın üçüncü sütunu olduğu için 3 yazılır, büyükten küçüğe sıralamak için yön -1 olur. Formül tek hücreye yazılır ve bütün tabloyu aşağı doğru yayar.

=SIRALA(A2:C8;3;-1)

=SORT(A2:C8,3,-1)

Formülün ikinci argümanını değiştirmek sıralama sütununu değiştirir. 1 yazarsanız temsilci adına, 2 yazarsanız bölgeye göre sıralanır. Bu sayı, sayfadaki sütun harfi değil, seçtiğiniz alanın içindeki sıradır; alan C sütunundan başlasaydı C sütunu 1 numara olurdu.

Yönü 1 yaparsanız ya da hiç yazmazsanız sıralama küçükten büyüğe olur. Metin sütunlarında aynı ayar alfabetik sıralama verir. Sonuç alanının altında dolu hücre varsa #YAYILMA! hatası alırsınız.

Bütün tablo yerine yalnız birinciyi görmek isterseniz sonucu İNDİS ile tek hücreye indirebilirsiniz. =İNDİS(SIRALA(A2:C8;3;-1);1;1) en yüksek satışın sahibini verir. Satır numarasını 2 ya da 3 yaparak sonraki sıraları alırsınız.

SIRALAÖLÇÜT ile birden fazla ölçüt

Önce bölgeye, aynı bölge içinde de satışa göre sıralamak gibi çok aşamalı işler için SIRALAÖLÇÜT kullanılır. Bu fonksiyonda sütun numarası yerine doğrudan sıralama ölçütü olan aralığı verirsiniz. Her ölçütün ardından kendi yönü gelir.

=SIRALAÖLÇÜT(A2:C8;B2:B8;1;C2:C8;-1)

=SORTBY(A2:C8,B2:B8,1,C2:C8,-1)

SIRALAÖLÇÜT'ün bir avantajı da sonuçta görünmeyen bir sütuna göre sıralayabilmesidir. Yalnız temsilci adlarını, satışa göre sıralanmış olarak listelemek için =SIRALAÖLÇÜT(A2:A8;C2:C8;-1) yazmanız yeterlidir.

Eski sürümlerde BÜYÜK ile sıralama

SIRALA ve SIRALAÖLÇÜT Microsoft 365 ile Excel 2021 ve sonrasında bulunur. Excel 2019 ve öncesinde sayıları büyükten küçüğe dizmek için BÜYÜK kullanılır. =BÜYÜK($C$2:$C$8;SATIR(A1)) formülü aşağı çekildikçe birinci, ikinci, üçüncü en büyük satışı verir.

O satışa ait adı getirmek için BÜYÜK'ün sonucu KAÇINCI ile aranır, İNDİS de adı döndürür.

=İNDİS($A$2:$A$8;KAÇINCI(BÜYÜK($C$2:$C$8;2);$C$2:$C$8;0))

=INDEX($A$2:$A$8,MATCH(LARGE($C$2:$C$8,2),$C$2:$C$8,0))

Bu yöntemin bilinen bir sorunu eşit değerlerdir. İki temsilcinin satışı aynıysa KAÇINCI ikisinde de ilk adı bulur ve listede bir isim iki kez görünür. Eşitlik olasılığı varsa yardımcı bir sütunda değere SATIR()/1000000 gibi çok küçük bir sayı ekleyerek değerleri ayırabilirsiniz.

Filtreyle birlikte sıralamak ve sıra numarası vermek

Sıralamayı yalnız bir bölgeye uygulamak için SIRALA'nın içine FİLTRE yazılır. =SIRALA(FİLTRE(A2:C8;B2:B8="Ege");3;-1) Ege temsilcilerini satışa göre dizer: Can, Selin ve Kerem. Bölge adını bir hücreden okursanız aynı formül her bölge için ayrı bir sıralama tablosu üretir.

Listenin yerini değiştirmeden her satıra sıra numarası vermek isterseniz RANK.EŞİT kullanılır. D2'ye =RANK.EŞİT(C2;$C$2:$C$8) yazıp aşağı çektiğinizde Can'ın satırında 1, Zeynep'inkinde 2 görünür. Bu fonksiyon bütün sürümlerde bulunur.

RANK.EŞİT eşit değerlere aynı numarayı verir ve bir sonraki numarayı atlar. İki temsilci ikinci sıradaysa listede 3 numara yer almaz, sıradaki kişi 4 olur.

Sıralı listeyi rapora bağlamak

Sıralı alanı başka formüllerin kaynağı yapabilirsiniz. Sonucun sol üst hücresi G2 ise =G2# yazımı yayılan alanın tamamını gösterir ve liste uzayıp kısaldıkça kendisi de değişir. Grafiklerde ve açılır listelerde bu yazım, aralığı sabit bir satır sayısına bağlamaktan kurtarır.

Kaynak listeyi Excel tablosuna dönüştürürseniz SIRALA'nın aralığı da yeni satırlarla birlikte genişler. =SIRALA(Satışlar;3;-1) formülü tabloya eklenen her temsilciyi sıraya kendiliğinden yerleştirir.

Hemen deneyin

Listenizin yanında boş bir alan seçin ve önce tek ölçütlü SIRALA formülünü yazın. Ardından kaynak tablodaki bir değeri değiştirin; sıranın kendiliğinden yenilenmesi, düğmeyle sıralamaya geri dönmemeniz için yeterli bir gerekçedir.