Ders 4: TOPLA, ORTALAMA, MAK ve MİN ile İlk Hesaplar

Dört fonksiyon, dört soru

Bu dört fonksiyonun her biri bir tabloya sorulan temel bir soruyu yanıtlar. TOPLA "toplam ne kadar?", ORTALAMA "ortalama ne kadar?", MAK "en yüksek değer hangisi?", MİN ise "en düşük değer hangisi?" sorusunun cevabıdır. Bir kafenin beş günlük satışlarının B2:B6 aralığında olduğunu düşünün: =TOPLA(B2:B6) 22.300 TL, =ORTALAMA(B2:B6) 4.460 TL verir.

Aynı aralıkta =MAK(B2:B6) 5.750 ile cumayı, =MİN(B2:B6) 3.850 ile salıyı gösterir. MAK ve MİN değerin kendisini döndürür, hangi güne ait olduğunu söylemez. Günün adını bulmak için ilerideki derslerde arama fonksiyonlarını kullanacaksınız.

Yazılışları neden aynı?

Dört fonksiyon da aynı kalıbı izler: TOPLA(sayı1; [sayı2]; ...). İlk bağımsız değişken zorunludur, köşeli parantezdekiler isteğe bağlıdır. Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler noktalı virgülle ayrılır.

Birden fazla aralığı aynı anda hesaba katabilirsiniz. =TOPLA(B2:B6;D2:D6) iki ayrı sütunu birlikte toplar. Aralık yerine tek hücre ya da doğrudan sayı da yazılabilir: =MAK(B2:B6;5000) en az 5.000 sonucunu verir, çünkü 5.000 de karşılaştırmaya katılır.

Otomatik Toplam ile hızlı hesap

Giriş sekmesindeki Otomatik Toplam düğmesi, seçili hücrenin üstündeki ya da solundaki sayıları algılayıp TOPLA formülünü sizin yerinize yazar. Klavyeden Alt+= aynı işi yapar. Düğmenin yanındaki oku açtığınızda ortalama, sayı sayma, en büyük ve en küçük değer seçenekleri de çıkar.

Excel'in önerdiği aralığı Enter'a basmadan önce kontrol edin. Tablonun ortasında boş bir hücre varsa Excel aralığı orada keser ve üstteki sayıları dışarıda bırakabilir.

Boş hücre, sıfır ve metin

Boş hücreler ve metin içeren hücreler dört fonksiyonda da yok sayılır. Sıfır ise gerçek bir değerdir ve hesaba girer. Bu fark en çok ORTALAMA'da hissedilir: perşembe satışı henüz girilmemişse ortalama dört gün üzerinden 4.600 çıkar, aynı hücreye 0 yazarsanız beş gün üzerinden 3.680'e düşer.

Sayı gibi görünen ama metin olarak saklanmış değerler de sessizce dışarıda kalır. Böyle hücreler genellikle sola yaslanır ve köşesinde yeşil bir üçgen görünür. Toplam beklediğinizden küçükse önce bu hücreleri arayın.

Durum çubuğuyla kontrol

Formül yazmadan önce sonucu görmek isterseniz aralığı seçmeniz yeterlidir. Excel penceresinin altındaki durum çubuğu seçimin ortalamasını, sayımını ve toplamını gösterir. Formülün sonucu bu değerlerle uyuşmuyorsa aralığı yanlış seçmiş olabilirsiniz.

Toplam satırını aralığa dahil etmek de sık görülen bir hatadır. B7'deki =TOPLA(B2:B7) formülü kendi hücresini içerdiği için Excel döngüsel başvuru uyarısı verir.

İki fonksiyonu birlikte kullanmak

Fonksiyonlar formül içinde işlemlerle birleşebilir. =MAK(B2:B6)-MİN(B2:B6) en iyi ve en kötü gün arasındaki farkı, yani 1.900 TL'yi verir. Bu fark, satışların hafta içinde ne kadar dalgalandığını tek rakamla gösterir.

Kaç değer var: BAĞ_DEĞ_SAY

Ortalamanın kaç değer üzerinden hesaplandığını bilmek isterseniz BAĞ_DEĞ_SAY kullanılır. Bu fonksiyon aralıktaki sayı içeren hücreleri sayar; boş ve metin hücreleri atlar. Perşembe satışı henüz girilmemiş bir tabloda =BAĞ_DEĞ_SAY(B2:B6) sonucu 4 olur ve ORTALAMA'nın neden dört gün üzerinden hesaplandığını açıklar.

Metin dahil bütün dolu hücreleri saymak için BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY vardır. Bir müşteri listesinde kaç kişinin adı yazılmış, sorusunun cevabı budur.

Bir senaryo: sınıfın sınav sonuçları

Bir öğretmen 28 öğrencinin matematik notlarını B2:B29 aralığına girmiş olsun. Sınıf ortalaması için =ORTALAMA(B2:B29), en yüksek not için =MAK(B2:B29), en düşük not için =MİN(B2:B29) yazılır. Sınava girmeyen öğrencinin hücresi boş bırakılırsa ortalamaya katılmaz; 0 yazılırsa ortalamayı aşağı çeker.

Bu ayrım bir karar gerektirir. Girmeyen öğrenciyi ortalamada görmek istemiyorsanız hücreyi boş bırakın, "girmedi" notunu yan sütuna yazın. Böylece hem doğru ortalamayı alırsınız hem kaydı kaybetmezsiniz.

Dört fonksiyonu tablonun altına yan yana yazmak, notlar her güncellendiğinde sınıfın genel durumunu tek bakışta görmenizi sağlar. Hücrelerin soluna "Ortalama", "En yüksek" gibi etiketler eklemeyi ihmal etmeyin; birkaç hafta sonra dosyayı açtığınızda hangi rakamın ne olduğunu hatırlamanız kolaylaşır.

Aynı mantık bir işletmenin aylık giderlerinde de işler. Kira, fatura ve market gibi kalemlerin altına TOPLA, ortalama aylık gider için ORTALAMA, en pahalı ay için MAK yazdığınızda bütçenin özeti dört hücrede toplanır.

Sıradaki adım

Alıştırmada dört şubenin beş günlük satışları için her şubenin en yüksek ve en düşük günü arasındaki farkı hesaplayacaksınız. Formülü ilk şubeye yazıp aşağı kopyalayın, sonra en dalgalı şubeyi kendiniz bulun.

=TOPLA(B2:B6)

=SUM(B2:B6)

=ORTALAMA(B2:B6)

=AVERAGE(B2:B6)

=MAK(B2:B6)-MİN(B2:B6)

=MAX(B2:B6)-MIN(B2:B6)