Ders 5: Göreli ve Mutlak Başvuru ($)

Göreli başvuru: Excel'in varsayılan davranışı

Excel bir formüldeki hücre adresini, formülün bulunduğu hücreye göre bir konum olarak saklar. C2'deki =B2*2 formülü aslında "solumdaki hücrenin iki katı" demektir. Bu formülü C3'e kopyaladığınızda =B3*2 olur, çünkü C3'ün solundaki hücre B3'tür.

Bu davranışa göreli başvuru denir ve çoğu zaman tam istediğiniz şeydir. Satır satır aynı hesabı yapan bir tabloda formülü bir kez yazıp aşağı çekmenizi sağlayan da budur.

Kopyalayınca bozulan formül

Bazı formüllerde bir adresin hiç kaymaması gerekir. Aylık bütçede her kalemin toplam içindeki payını bulduğunuzu düşünün: kira 15.000 TL, toplam B5'te 24.000 TL. C2'ye =B2/B5 yazarsanız kira için 0,625 doğru çıkar.

Formülü C3'e kopyaladığınızda ise =B3/B6 olur. B6 boş olduğu için Excel #SAYI/0! hatası verir. Pay kısmının kayması doğruydu, ama toplam hücresi yerinde kalmalıydı.

Mutlak başvuru: dolar işaretiyle sabitlemek

Sütun harfinin ve satır numarasının önüne dolar işareti koyduğunuzda adres kopyalamada değişmez. Doğru formül =B2/$B$5 olur. C3'e kopyalandığında =B3/$B$5, C4'e kopyalandığında =B4/$B$5 hâlini alır ve market için 0,25, ulaşım için 0,125 verir.

Bu işaretin hücrenin değeriyle bir ilgisi yoktur. Para birimi göstermez, yalnızca adresin kilitli olduğunu belirtir.

F4 tuşuyla hızlı geçiş

Dolar işaretini elle yazmak yerine formülde adresin üzerine gelip F4'e basabilirsiniz. Her basışta adres sırayla değişir: B5, $B$5, B$5, $B5 ve yeniden B5. Dizüstü bilgisayarlarda F4 tuşu başka bir işe atanmışsa Fn+F4 kullanmanız gerekebilir.

Karma başvuru ne zaman gerekir?

Karma başvuruda yalnız sütun ya da yalnız satır kilitlenir. $A2 yazımında sütun sabittir, satır kayar. B$1 yazımında ise satır sabittir, sütun kayar.

Bir fiyat tablosu bu farkı iyi gösterir. B1:D1'de üç ürünün birim fiyatı, A2:A4'te adet seçenekleri olsun. B2'ye =$A2*B$1 yazıp formülü hem sağa hem aşağı kopyaladığınızda her hücre kendi satırındaki adetle kendi sütunundaki fiyatı çarpar. Tek formül dokuz hücreyi doldurur.

Hangi başvuruyu seçeceğinize karar vermek

Formülü yazarken her adres için kendinize şu soruyu sorun: "Bu formülü kopyaladığımda bu adres değişmeli mi?" Değişmesi gerekiyorsa dolar koymazsınız. Hiç değişmemesi gerekiyorsa $B$5 yazarsınız. Yalnız bir yönde sabit kalması gerekiyorsa karma başvuru kullanırsınız.

Oran, kur ya da hedef gibi tek bir hücrede duran değerler genellikle mutlak başvuruyla çağrılır. Bu değerleri tablonun üstünde ayrı bir hücrede tutmak, formülleri hem okunur hem kolay güncellenir kılar.

Bir senaryo: tek hücrede duran oran

Bir mağaza, fiyat listesindeki bütün ürünlere aynı oranda zam yapacak olsun. Zam oranını E1 hücresine 0,12 olarak yazarsınız. C2'de =B2*(1+$E$1) formülü 250 TL'lik ürünün yeni fiyatını 280 TL olarak verir ve bu formül yüzlerce satıra kopyalanabilir.

Oran ertesi ay %8'e indiğinde yalnız E1'i 0,08 yaparsınız. Bütün fiyatlar kendiliğinden yeniden hesaplanır. Oranı her formülün içine 1,12 diye gömmüş olsaydınız yüzlerce hücreyi tek tek düzeltmeniz gerekirdi.

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata, dolar işaretini fazla koymaktır. Satır satır hesap yapan bir formülde =$B$2*$C$2 yazarsanız formül kopyalandığında hep aynı satırı hesaplar ve bütün sütunda aynı sonuç görünür. Kopyalanınca değişmesi gereken adresleri göreli bırakın.

Tersi de olur: dolar işareti eksik kalır ve sabit hücre kayar. Bu durumda genellikle ikinci satırdan itibaren 0, #SAYI/0! ya da #DEĞER! görürsünüz. Hatalı hücreye çift tıkladığınızda Excel başvurduğu hücreleri renkli çerçeveyle gösterir; çerçevenin yanlış yerde durduğunu hemen fark edersiniz.

Satır ya da sütun eklemek mutlak başvuruyu bozmaz. $B$5'e başvuran bir formül, üstüne satır eklendiğinde kendiliğinden $B$6 olur, çünkü hücrenin kendisi bir satır aşağı kaymıştır.

Dolar işaretli adresleri formül çubuğunda okurken bir alışkanlık edinin: her $ işaretinin hemen sağındaki harf ya da sayı kilitlidir. $A2'de yalnız A, B$1'de yalnız 1 sabittir. Bu okuma biçimi karma başvuruları ilk bakışta çözmenizi sağlar ve hatalı kopyalamayı yazmadan önce yakalarsınız. Emin olamadığınızda formülü bir hücre aşağı ve bir hücre sağa kopyalayıp formül çubuğunda adreslerin nasıl değiştiğine bakın.

Sıradaki adım

Alıştırmada beş şubenin satışlarının toplam içindeki payını hesaplayacaksınız. Formülü ilk şubeye yazın, toplam hücresini sabitleyin ve aşağı kopyalayarak bütün payların doğru çıktığını kontrol edin.

=B2/$B$5

=B2/$B$5

=B3/B6

=B3/B6