Cari Hesap Takip Tablosu: Müşteri ve Tedarikçi Bakiyeleri Tek Dosyada

Cari hesap tablosu ne işe yarar?

Bu tablo, birlikte çalıştığınız her firmanın size ne kadar borçlu olduğunu ya da sizin ona ne kadar borçlu olduğunuzu tek bakışta gösterir. Muhasebe programı kullanmayan küçük işletmeler, serbest çalışanlar ve programdaki rakamları kendi tarafında kontrol etmek isteyenler için hazırlandı. Cari hesap mantığı basittir: her hareket ya carinin borcunu artırır ya da alacağını.

Dosyada beş cari ve on dört hareket örnek olarak yer alır. Örnekte Deniz Mobilya'nın bakiyesi 39.000 TL, Mavi Lojistik'in bakiyesi ise -3.200 TL'dir. Kendi verinizi girmeden önce bu satırları silebilirsiniz.

Sayfalar ve sütunlar

Cariler sayfasında her firma için bir kod, ad, tür ve telefon yazarsınız. Toplam borç, toplam alacak, bakiye ve durum sütunları formüldür. Hareketler sayfasına tarih, cari kodu, belge türü, belge numarası, açıklama ve tutarı girersiniz; cari adı koddan otomatik gelir.

Özet sayfası, bize borçlu carilerin toplamını, bizim borçlu olduğumuz tutarı ve net pozisyonu verir. Grafik her carinin bakiyesini çubuk olarak gösterir.

Borç ve alacak sütununa ne yazılır?

Kural, hareketin cariyi nasıl etkilediğine bakmaktır. Müşteriye kestiğiniz satış faturası ve tedarikçiye yaptığınız ödeme Borç sütununa yazılır. Müşteriden aldığınız tahsilat, tedarikçiden gelen alış faturası ve müşterinin iadesi Alacak sütununa yazılır.

Bakiye pozitifse cari size borçludur ve satır turuncu görünür. Negatifse siz cariye borçlusunuz, satır mavi olur. Sıfır olan cariler "Kapalı" durumuna geçer. Bu yaklaşım, borç bakiyesi ve alacak bakiyesi kavramlarının sizin defterinizdeki karşılığıdır.

Formüller nasıl çalışır?

Cariler sayfasındaki toplam borç, ÇOKETOPLA ile Hareketler sayfasında o kodu taşıyan bütün borç tutarlarını toplar; toplam alacak aynı şekilde alacak sütununu toplar. Bakiye bu ikisinin farkıdır. Durum sütunu EĞER ile bakiyenin işaretine bakar.

Hareketler sayfasındaki yürüyen bakiye en kullanışlı sütundur. Formül, ilk satırdan bulunduğu satıra kadar genişleyen bir aralıkta yalnız aynı cari kodunu toplar. Tabloyu cari koduna göre filtrelediğinizde her satırın yanında o tarihteki bakiye görünür, yani elinizde hazır bir ekstre olur. Bunun doğru çalışması için hareketleri tarih sırasıyla girin.

Cari adı sütunu DÜŞEYARA ile kodu Cariler sayfasında arar. Kod listede yoksa "Kod bulunamadı" yazar ve Özet sayfasındaki eşleşmeyen hareket sayısı kırmızıya döner. Yanlış kodla girilen bir fatura hiçbir carinin bakiyesine yansımayacağı için bu kontrolü haftalık işin parçası yapın.

Mutabakat ve uyarlama ipuçları

Ay sonunda bir carinin hareketlerini filtreleyip son satırdaki yürüyen bakiyeyi karşı tarafın gönderdiği bakiyeyle karşılaştırın. Fark varsa genellikle bir faturanın ya da iadenin tarafınızda eksik girildiği ortaya çıkar. Bu karşılaştırma, resmî mutabakat sürecinin kendi tarafınızdaki hazırlığıdır.

Döviz cinsinden çalıştığınız cariler varsa bunlar için ayrı bir dosya tutmak, aynı sütunda TL ve döviz karıştırmaktan daha güvenlidir. Vade takibi de istiyorsanız Hareketler sayfasına bir vade tarihi sütunu ekleyip koşullu biçimlendirme ile tarihleri renklendirebilirsiniz.

Bu hafta yapabileceğiniz ilk adım

En çok iş yaptığınız beş müşteri ve tedarikçiyi Cariler sayfasına girin, her biri için son ekstredeki bakiyeyi "Açılış bakiyesi" satırı olarak yazın. Bundan sonraki her fatura ve ödemeyi aynı gün eklerseniz ay sonunda bakiyeleri karşı tarafla birkaç dakikada karşılaştırırsınız.