Excel'de Boş Satırları Toplu Silme

Boş satırları silmenin güvenli yolu

Boş satırları toplu silmenin en güvenli yolu filtre kullanmaktır. Başlık satırını seçip Ctrl+Shift+L ile filtreyi açın. Her zaman dolu olması gereken bir sütunun, örneğin Ad sütununun filtre okuna tıklayın, yalnız (Boş) kutusunu işaretli bırakın. Görünen satırları seçip silin, sonra filtreyi kaldırın.

Bu yöntemde neyi sildiğinizi silmeden önce görürsünüz. 2.000 satırlık bir sipariş dökümünde 40 boş satır görünüyorsa, sildikten sonra satır sayısının tam 40 azaldığını kontrol edebilirsiniz.

Git > Özel ile hızlı seçim

Daha hızlı bir yol, F5 ya da Ctrl+G ile Git penceresini açıp Özel düğmesine tıklamaktır. Açılan listeden boş hücreleri seçen seçeneği işaretleyip Tamam'a bastığınızda aralıktaki bütün boş hücreler seçilir. Ardından Giriş sekmesinde Sil > Sayfa Satırlarını Sil ile bu hücrelerin satırları gider.

Bu yöntemin ciddi bir tuzağı vardır. Seçim boş satırları değil boş hücreleri bulur. Burak'ın satırında yalnız Şehir hücresi boşsa, o satır da seçime girer ve Burak'ın tutarı silinir. Bu yüzden Git > Özel'i yalnız tek bir sütunu seçerek ve o sütunun boş olduğu her satırın gerçekten silinmesi gerektiğinden eminken kullanın.

Satırın tamamen boş olduğunu formülle doğrulamak

Kısmen dolu satırları korumak istiyorsanız yardımcı bir sütun açın ve her satırdaki dolu hücreleri sayın. BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY sonuç 0 verdiğinde satırın tamamı boştur.

=BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(A3:C3)

=COUNTA(A3:C3)

Bu sütuna filtre uygulayıp yalnız 0 değerlerini gösterdiğinizde ekranda kalan satırlar silinmesi güvenli olanlardır. Burak'ın satırı 2 sonucunu verdiği için listede görünmez.

Kaç satırın tamamen boş olduğunu tek hücrede görmek de mümkündür. TOPLA.ÇARPIM her satırdaki üç hücreyi birleştirir ve sonucu boş metin olan satırları sayar.

=TOPLA.ÇARPIM(--(A2:A6&B2:B6&C2:C6=""))

=SUMPRODUCT(--(A2:A6&B2:B6&C2:C6=""))

Sıralama yöntemi ne zaman işe yarar?

Satırların sırası önemsizse veriyi bir sütuna göre sıralamak da boş satırları toplar. Excel sıralamada boş hücreleri en alta koyar; böylece boş satırlar tablonun sonunda birikir ve tek seferde silinir. Sıra önemliyse önce 1, 2, 3 diye giden bir sıra numarası sütunu ekleyin, temizlikten sonra bu sütuna göre geri sıralayın.

Sıralamadan önce tablonun bütün sütunlarını seçtiğinizden emin olun. Yalnız tek sütunu sıralarsanız Excel'in genişletme önerisini reddettiğiniz anda o sütun diğerlerinden kopar. Elif'in tutarı Selin'in satırına geçer ve hata ancak raporda fark edilir.

Silmeden önce dikkat edilecekler

Görünüşte boş olan bir hücre aslında boşluk karakteri ya da boş metin döndüren bir formül içerebilir. Böyle hücreler (Boş) filtresinde görünmez ve BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY onları dolu sayar. Formülle gelen boşluklar varsa önce sütunu değer olarak yapıştırmak ve KIRP ile temizlemek sonucu düzeltir.

Satır silme, sayfadaki başka formüllerin başvurduğu hücreleri de etkiler. Silinen bir satıra doğrudan başvuran formül #BAŞV! hatası verir. Özet sayfanız varsa silme işleminden sonra toplamların beklediğiniz gibi değiştiğini kontrol edin.

Boş hücreleri üstteki değerle doldurmak

Her boş satırın silinmesi gerekmez. Pivot tablodan kopyalanan raporlarda bölge adı yalnız grubun ilk satırında yazar, altındaki hücreler boş kalır. Bu boşluklar silinmez, üstteki değerle doldurulur.

Sütunu seçin, F5 ile Git penceresini açıp Özel'den boş hücreleri seçin. Seçim dururken eşittir işaretini yazın, yukarı ok tuşuna basın ve Ctrl+Enter ile onaylayın. Her boş hücre bir üstündeki hücreye başvuran formülle dolar. İşlem bitince sütunu kopyalayıp değer olarak yapıştırın, böylece sonradan yapılacak sıralama formülleri bozmaz.

Sütunlarda da aynı yöntem

Dışa aktarılan raporlarda boş satırların yanında boş sütunlar da olur. Yöntem aynıdır, yalnız yön değişir. Veri bloğunun altına bir yardımcı satır açıp her sütun için =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(B1:B500) yazarsanız 0 çıkan sütunlar tamamen boştur.

Bu sütunları silerken Ctrl tuşuna basılı tutarak başlıklarını tek tek seçebilir, sonra sağ tıklayıp Sil diyebilirsiniz. Sütun silmek, sağdaki bütün sütunları sola kaydırır. Başka sayfadan bu sütunlara başvuran formül varsa silmeden önce kontrol edin.

Excel tablosuna dönüştürmek

Temizlenen veriyi Ctrl+T ile Excel tablosuna dönüştürmek yeni boş satırların oluşmasını büyük ölçüde engeller. Tabloya alttan veri eklediğinizde tablo kendiliğinden genişler, formüller ve biçimler yeni satıra taşınır.

Şimdi listenizin yanına =BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(A2:C2) yazıp aşağı kopyalayın ve 0 çıkan satırları filtreyle gösterin. Silmeden önce sayıyı not alın, sildikten sonra toplam satır sayısıyla karşılaştırın.