Excel'de Otomatik Sıra Numarası Verme

Sıra numarası vermenin iki yolu

Excel'de sıra numarası ya doldurma tutamacıyla sabit sayı olarak ya da formülle verilir. Excel'de Word'deki gibi otomatik numaralandırma düğmesi yoktur. Hangisini seçeceğiniz listenin ne kadar değişeceğine bağlıdır: hiç değişmeyecek bir listede sabit sayılar yeterlidir, satır eklenip silinen listelerde formül daha güvenlidir.

Doldurma tutamacıyla 1, 2, 3 serisi

A2'ye 1, A3'e 2 yazın ve iki hücreyi birlikte seçin. Seçimin sağ alt köşesindeki doldurma tutamacını aşağı sürüklediğinizde Excel artış miktarını bu iki sayıdan anlar ve 3, 4, 5 diye devam eder. Yan sütunda veri varsa tutamaca çift tıklamak numaraları listenin sonuna kadar indirir.

Farklı artışlar için ilk iki sayıyı değiştirmeniz yeterlidir. 10 ve 20 yazarsanız seri 30, 40 diye ilerler; 2 ve 4 yazarsanız çift sayılar gelir. Tek hücreye 1 yazıp sürüklerseniz Excel aynı sayıyı kopyalar. Bu durumda sürükleme bittiğinde beliren Otomatik Doldurma Seçenekleri düğmesinden seri doldurmayı seçebilirsiniz.

Bu yöntemin zayıf noktası, numaraların sabit olmasıdır. Ortadan bir satır silerseniz seride boşluk kalır, örneğin 4'ten sonra 6 gelir. Numaraları düzeltmek için seriyi yeniden doldurmanız gerekir.

SATIR formülüyle kendini güncelleyen numara

SATIR fonksiyonu, bulunduğu hücrenin satır numarasını verir. Başlık 1. satırdaysa A2'ye =SATIR()-1 yazdığınızda sonuç 1 olur. Formülü aşağı kopyaladığınızda her hücre kendi satır numarasından 1 çıkarır ve ardışık bir seri oluşur.

=SATIR()-1

=ROW()-1

Bu formülün avantajı, satır sildiğinizde numaraların kendiliğinden kaymasıdır. Listenin ortasından bir satırı tamamen sildiğinizde alttaki numaralar bir azalarak boşluğu kapatır. Microsoft'un önerdiği bir başka yazım =SATIR(A1)'dir ve aynı sonucu verir.

Listeniz farklı bir satırda başlıyorsa çıkarılacak sayıyı ona göre ayarlayın. Başlık 4. satırdaysa ilk veri satırında =SATIR()-4 yazmanız gerekir.

Boş satırları numaralandırmadan atlamak

Bazı listelerde ara başlık ya da boş satır bulunur ve bu satırların numara almaması istenir. Bunun için numarayı satır numarasına göre değil, dolu hücre sayısına göre üretirsiniz. B sütununda adlar duruyorsa A2'ye şu formülü yazın: =EĞER(B2="";"";BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY($B$2:B2)).

=EĞER(B4="";"";BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY($B$2:B4))

=IF(B4="","",COUNTA($B$2:B4))

Formül B2 boşsa hiçbir şey yazmaz. Doluysa B2'den bulunduğu satıra kadar olan dolu hücreleri sayar. Aralığın başı $B$2 ile sabit, sonu ise göreli olduğu için formül aşağı indikçe sayılan aralık büyür. Ad girilmeyen satırlar numarasız kalır ve sonraki ad kaldığı yerden devam eder.

Filtrede numaraları korumak

Filtre uyguladığınızda SATIR ile verilen numaralar gizlenen satırlar yüzünden atlar: 1, 4, 7 gibi. Yalnız görünen satırlar için ardışık numara istiyorsanız ALTTOPLAM kullanın: =ALTTOPLAM(3;$B$2:B2). Buradaki 3, BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY işlevine karşılık gelir ve filtreyle gizlenen satırları saymaz.

=ALTTOPLAM(3;$B$2:B4)

=SUBTOTAL(3,$B$2:B4)

Filtreyi kaldırdığınızda numaralar yine 1'den sona kadar ardışık olur. Raporu filtrelenmiş hâliyle yazdıracak ya da paylaşacaksanız bu yöntem okuyanı yanıltmayan bir numara sütunu sağlar.

SP-001 gibi ön ekli numara

Sipariş, fatura ya da demirbaş listelerinde numaranın başında bir harf kodu ve sabit basamak sayısı istenir. Bunun için SATIR ile üretilen sayıyı METNEÇEVİR ile biçimlendirip ön ekle birleştirirsiniz: ="SP-"&METNEÇEVİR(SATIR()-1;"000"). İlk satırda SP-001, onuncu satırda SP-010 çıkar.

Bu numaralar metindir, sayı değildir. Sıralama yaptığınızda üç basamaklı biçim sayesinde doğru sırada dururlar, ama toplama ya da karşılaştırma gibi sayısal işlemlerde kullanılmazlar.

Sıraladıktan sonra numaralar ne olur?

Listeyi ada ya da tarihe göre sıraladığınızda sabit numaralar satırla birlikte taşınır ve sıra bozulur: 7, 2, 5 gibi. SATIR formülüyle verilen numaralar ise sıralamadan sonra yeniden hesaplanır ve yukarıdan aşağı 1, 2, 3 diye devam eder.

Hangisinin doğru olduğu ihtiyaca bağlıdır. Kaydın kalıcı bir kimlik numarası olacaksa sabit sayı kullanın, çünkü numaranın kayıtla birlikte gitmesi gerekir. Yalnız ekrandaki sırayı göstermek istiyorsanız formül daha doğrudur.

Microsoft 365'te S_SAYI_ÜRET

Microsoft 365 ve Excel 2021'de S_SAYI_ÜRET tek bir formülle bütün seriyi üretir. A2'ye =S_SAYI_ÜRET(100) yazdığınızda 1'den 100'e kadar sayılar alt alta dökülür. Listenin uzunluğuna göre değişmesini isterseniz =S_SAYI_ÜRET(BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(B2:B500)) yazabilirsiniz; ad eklendikçe seri uzar.

Dökülen aralığın altında dolu hücre varsa formül #TAŞMA! hatası verir. Numara sütununu boş bırakın ve yalnız ilk hücreye formül yazın. Sıralama ve otomatik dizilimle ilgili daha gelişmiş örnekler için formülle otomatik sıralama rehberine bakabilirsiniz.