Ders 10: İlk Grafiğiniz ve Yazdırma

Grafiğe uygun veri nasıl hazırlanır?

Grafik için en uygun veri, ilk satırı başlık, ilk sütunu kategori olan bitişik bir tablodur. Bir kafenin üç ürününün ocak, şubat ve mart satışlarını düşünün: A sütununda ürün adları, B, C ve D sütunlarında aylar yer alır. Arada boş satır ya da sütun bırakmayın.

Toplam satırını grafiğe katmayın. Toplam, diğer çubuklardan çok yüksek çıkar ve ürünler arasındaki farkı görünmez kılar. Toplamı tablonun altında tutup grafik için yalnız A1:D4 aralığını seçin.

Grafiği eklemek

Veri aralığını seçtikten sonra Ekle sekmesindeki Önerilen Grafikler komutunu tıklayın. Excel verinize uygun birkaç grafik önerir ve her birinin önizlemesini gösterir. Önerilerin hiçbiri uymuyorsa aynı pencerenin Tüm Grafikler sekmesinden istediğiniz türü seçebilirsiniz.

Daha hızlı bir yol da var. Aralığı seçip Alt+F1'e bastığınızda Excel varsayılan grafik türünü doğrudan sayfaya yerleştirir. F11 ise grafiği ayrı bir grafik sayfasında açar.

Hangi grafik türü hangi soruya uyar?

Sütun grafiği kategorileri karşılaştırır: hangi ürünün hangi ayda daha çok sattığı tek bakışta görünür. Çizgi grafiği zaman içindeki değişimi gösterir ve on iki aylık bir satış eğilimi için daha okunurdur.

Pasta grafiği bir bütünün parçalarını gösterir ve tek bir seriyle çalışır. Örneğin yalnız mart ayında üç ürünün toplam ciro içindeki payı için uygundur. Dilim sayısı arttıkça okunması zorlaşır, beşi geçen kategoride sütun ya da çubuk grafiği tercih edin.

Grafiği düzenlemek

Grafiği seçtiğinizde sağ üst köşesinin yanında üç düğme belirir: Grafik Öğeleri, Grafik Stilleri ve Grafik Filtreleri. Grafik Öğeleri'nden eksen başlıkları, veri etiketleri ve gösterge ekleyip kaldırırsınız. Grafik Filtreleri, tabloyu değiştirmeden bir ürünü ya da ayı grafikten geçici olarak çıkarır.

Varsayılan "Grafik Başlığı" yazısına tıklayıp "Ürün bazında aylık satış (TL)" gibi açıklayıcı bir başlık yazın. Grafik tabloya bağlıdır; tablodaki bir rakamı değiştirdiğinizde çubuk da kendiliğinden güncellenir.

Sayfayı yazdırmaya hazırlamak

Yazdırmadan önce Dosya > Yazdır ekranını (Ctrl+P) açıp önizlemeye bakın. Tablo iki sayfaya bölünüyorsa Sayfa Düzeni sekmesindeki Yönlendirme seçeneğinden Yatay'ı seçin. Geniş tablolarda bu tek ayar çoğu zaman yeterlidir.

Hâlâ sığmıyorsa aynı sekmedeki Sığacak Şekilde Ölçeklendir grubunda Genişlik'i 1 sayfa, Yükseklik'i Otomatik yapın. Böylece bütün sütunlar tek sayfa genişliğine sığar, satırlar gerektiği kadar sayfaya yayılır. Ölçek değeri çok düşerse yazı okunmaz hâle gelir; o durumda gereksiz sütunları yazdırma dışında bırakmak daha iyi sonuç verir.

Yalnız belli bir bölümü yazdırmak için o aralığı seçip Sayfa Yapısı grubundaki Yazdırma Alanı > Yazdırma Alanını Belirle komutunu kullanın. Çok sayfalı tablolarda Başlıkları Yazdır'ı açıp Üstte yinelenecek satırlar kutusuna $1:$1 yazarsanız başlık satırı her sayfanın en üstünde tekrarlanır.

Grafiği taşımak ve boyutlandırmak

Grafik sayfaya ayrı bir nesne olarak yerleşir. Kenarından tutup sürükleyerek taşırsınız; köşelerdeki tutamaçlarla büyütür ya da küçültürsünüz. Alt tuşuna basılı tutarak sürüklediğinizde grafik hücre kenarlarına hizalanır ve tablonun yanına düzgün oturur.

Grafiği tablonun altına değil yanına koymak, yazdırmada da işinizi kolaylaştırır. Tablo ile grafik aynı sayfa genişliğine sığdığında okuyan kişi rakamla çubuğu yan yana görür. Grafiği seçip Ctrl+P'ye basarsanız Excel yalnız grafiği tek bir sayfaya yazdırır.

Yazdırmada sık yapılan hatalar

En sık sorun, sayfanın sağ kenarında bir iki sütunun ikinci sayfaya taşmasıdır. Görünüm sekmesindeki Sayfa Sonu Önizleme görünümünde mavi çizgiler sayfa sınırlarını gösterir. Çizgiyi sürükleyerek sınırı elle değiştirebilirsiniz.

Boş görünen ama içinde boşluk karakteri ya da biçim bulunan hücreler de yazdırma alanını gereksiz büyütür. Ctrl+End'e bastığınızda tablonun çok ötesindeki bir hücreye gidiyorsanız o fazla satır ve sütunları silin ya da yazdırma alanını elle belirleyin. Yazıcıya göndermeden önce son kontrolü her zaman baskı önizlemesinde yapın.

Renkli bir grafiği siyah beyaz yazıcıdan çıkaracaksanız serilerin gri tonlarda birbirinden ayrılıp ayrılmadığına önizlemede bakın. Ayrılmıyorsa Grafik Stilleri düğmesinden daha belirgin bir renk düzeni seçin ya da sütunlara veri etiketi ekleyin; rakamlar renkten bağımsız okunur.

Sıradaki adım

Alıştırmada altı aylık ev giderlerinin aylık toplamlarını hesaplayacaksınız. Toplamları bulduktan sonra kalemler için bir sütun grafiği oluşturun, sayfayı yatay yönlendirip baskı önizlemesinde tek sayfaya sığdığını kontrol edin. Bu ders başlangıç seviyesinin sonuncusu; sıradaki adım orta seviyenin ilk dersi olan ETOPLA ve EĞERSAY ile koşullu hesaplar.

=TOPLA(B2:B4)

=SUM(B2:B4)

=ORTALAMA(B2:D2)

=AVERAGE(B2:D2)