Excel Şifreleme Nedir?

Excel şifreleme nedir?

Excel şifreleme, bir çalışma kitabının parola girilmeden açılmasını engelleyen korumadır. Dosya menüsünde Bilgi bölümündeki Çalışma Kitabını Koru düğmesinden Parolayla Şifrele seçilerek yapılır. Kaydettikten sonra dosyayı her açan kişiden parola istenir.

Bu yöntem diğer koruma türlerinden daha güçlüdür, çünkü dosyanın içeriği şifrelenmiş olarak saklanır. Parolayı bilmeyen biri dosyayı açamaz, verileri de göremez. Şifrelemeyi kaldırmak için aynı menüye dönüp parola kutusunu boşaltmanız ve dosyayı kaydetmeniz yeterlidir.

Hangi durumlarda kullanılır?

Maaş listeleri, müşteri iletişim bilgileri, teklif ve maliyet tabloları gibi hassas içerikler şifrelemeye uygundur. Örneğin muhasebeciye e-postayla göndereceğiniz bir bordro dosyasını şifreler, parolayı ise telefonla ya da mesajla ayrı bir kanaldan iletirsiniz. E-posta yanlış kişiye gitse bile dosya açılamaz.

Excel ayrıca "değiştirme parolası" seçeneği de sunar. Bu seçenek dosyanın açılmasına izin verir ama parolasız kişiye yalnızca salt okunur erişim tanır.

Parola seçerken nelere dikkat etmeli?

Kısa ve tahmin edilebilir parolalar korumayı zayıflatır. Doğum tarihi, şirket adı ya da "1234" gibi parolalar yerine uzun, harf ve rakam karışık bir ifade seçin. Parolayı unutma riskine karşı bir parola yöneticisi kullanın; unutulan bir şifreleme parolası için resmî bir kurtarma yolu bulunmaz. Şifreli dosyayı bulut klasörüne yüklemeden önce de dosyanın kimlerle paylaşıldığını kontrol etmek iyi bir alışkanlıktır.