Vardiya Çizelgesi: Haftalık Plan, Çalışma Saati ve Eksik Vardiya Kontrolü
Yayın: · Son güncelleme:
Kısaca
Bu Excel vardiya çizelgesinde her çalışanın haftalık vardiyasını açılır listeden seçersiniz; toplam çalışma saati, gece vardiyası sayısı ve hedef saatten fark hesaplanır, kişi sayısı yetmeyen vardiyalar kırmızıyla işaretlenir.
Şablon önizlemesi
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Personel | Görev | Pazartesi | Salı | Çarşamba | Perşembe | Cuma | Cumartesi | Pazar | Toplam saat | Çalışılan gün | Gece vardiyası | Hedef saat | Fark |
| 2 | Ayhan Kurt | Vardiya sorumlusu | Ara | Ara | Ara | Ara | Ara | İzin | İzin | =IF(A2="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C2:I2,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A2="","",COUNTA(C2:I2)-COUNTIF(C2:I2,"İzin")-COUNTIF(C2:I2,"Rapor")) | =IF(A2="","",COUNTIF(C2:I2,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A2="",M2=""),"",J2-M2) |
| 3 | Berk Aslan | Kasa | Sabah | Sabah | Sabah | Sabah | Sabah | İzin | İzin | =IF(A3="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C3:I3,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A3="","",COUNTA(C3:I3)-COUNTIF(C3:I3,"İzin")-COUNTIF(C3:I3,"Rapor")) | =IF(A3="","",COUNTIF(C3:I3,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A3="",M3=""),"",J3-M3) |
| 4 | Ceren Tuna | Kasa | İzin | İzin | Sabah | Sabah | Sabah | Sabah | Sabah | =IF(A4="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C4:I4,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A4="","",COUNTA(C4:I4)-COUNTIF(C4:I4,"İzin")-COUNTIF(C4:I4,"Rapor")) | =IF(A4="","",COUNTIF(C4:I4,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A4="",M4=""),"",J4-M4) |
| 5 | Dilek Aksoy | Reyon | Akşam | Akşam | Akşam | Akşam | Akşam | İzin | İzin | =IF(A5="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C5:I5,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A5="","",COUNTA(C5:I5)-COUNTIF(C5:I5,"İzin")-COUNTIF(C5:I5,"Rapor")) | =IF(A5="","",COUNTIF(C5:I5,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A5="",M5=""),"",J5-M5) |
| 6 | Eren Kılıç | Reyon | İzin | İzin | Akşam | Akşam | Akşam | Akşam | Akşam | =IF(A6="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C6:I6,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A6="","",COUNTA(C6:I6)-COUNTIF(C6:I6,"İzin")-COUNTIF(C6:I6,"Rapor")) | =IF(A6="","",COUNTIF(C6:I6,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A6="",M6=""),"",J6-M6) |
| 7 | Fikret Ay | Güvenlik | Gece | Gece | Gece | Gece | Gece | İzin | İzin | =IF(A7="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C7:I7,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A7="","",COUNTA(C7:I7)-COUNTIF(C7:I7,"İzin")-COUNTIF(C7:I7,"Rapor")) | =IF(A7="","",COUNTIF(C7:I7,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A7="",M7=""),"",J7-M7) |
| 8 | Gamze Er | Kasa | İzin | İzin | Gece | Gece | Gece | Gece | Gece | =IF(A8="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C8:I8,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A8="","",COUNTA(C8:I8)-COUNTIF(C8:I8,"İzin")-COUNTIF(C8:I8,"Rapor")) | =IF(A8="","",COUNTIF(C8:I8,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A8="",M8=""),"",J8-M8) |
| 9 | Hande Işık | Reyon | Sabah | Akşam | İzin | İzin | Sabah | Akşam | Sabah | =IF(A9="","",SUMPRODUCT(COUNTIF(C9:I9,Vardiyalar!$A$2:$A$11),Vardiyalar!$E$2:$E$11)) | =IF(A9="","",COUNTA(C9:I9)-COUNTIF(C9:I9,"İzin")-COUNTIF(C9:I9,"Rapor")) | =IF(A9="","",COUNTIF(C9:I9,"Gece")) | 37,5 | =IF(OR(A9="",M9=""),"",J9-M9) |
Tablodaki satırlar örnek veridir; indirdiğinizde kendi kayıtlarınızla değiştirebilirsiniz.
Şablonda neler var?
Çizelgesayfası
Sütunlar: Personel, Görev, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi, Pazar, Toplam saat, Çalışılan gün, Gece vardiyası, Hedef saat, Fark
- Excel tablosu (filtreli, otomatik genişleyen)
- Açılır listeli veri doğrulama
- Koşullu biçimlendirme
- Dondurulmuş başlık satırı
- Hazır formüller
Vardiyalarsayfası
Sütunlar: Vardiya, Başlangıç saati, Bitiş saati, Mola (saat), Net süre (saat)
- Dondurulmuş başlık satırı
Kapsamasayfası
Sütunlar: Vardiya, Gerekli kişi, Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi, Pazar, Eksik gün
- Koşullu biçimlendirme
- Grafik
- Dondurulmuş başlık satırı
İçindekiler
Çizelge neyi kontrol eder?
Vardiya çizelgesi, bir haftalık çalışma planını kişi kişi ve gün gün gösterir. Her hücreye listeden bir vardiya seçersiniz; çizelge her çalışanın toplam saatini, gece vardiyası sayısını ve hedef saatten farkını hesaplar. Kapsama sayfası da her gün her vardiyada yeterli kişi olup olmadığını denetler.
Dosyadaki örnek, yedi gün açık varsayımsal bir marketin sekiz kişilik ekibidir. Haftada toplam 297,5 saat planlanmış; buna rağmen üç vardiya türünde toplam altı gün kişi sayısı yetersiz kalmış.
Vardiyaları tanımlamak
Vardiyalar sayfasında her vardiyanın adı, başlangıç ve bitiş saati ile mola süresi bulunur. Saatleri ondalık sayı olarak yazarsınız: 07.00 için 7, 07.30 için 7,5. Net süre sütunu bitişten başlangıcı çıkarıp molayı düşer. Gece 23'te başlayıp sabah 7'de biten vardiyada fark eksi çıkacağı için formül MOD ile 24 saate tamamlar ve sonuç 8 eksi 0,5 mola, yani 7,5 saat olur.
Örnekte Sabah, Akşam ve Gece 7,5 saat, Ara vardiya ise bir saatlik molayla 7 saattir. İzin ve Rapor da listede bulunur ve sıfır saat sayılır. Kendi düzeninize göre vardiya ekleyebilir ya da saatleri değiştirebilirsiniz.
Haftalık planı doldurmak
Çizelge sayfasında her satır bir çalışandır. Pazartesiden pazara her gün için açılır listeden vardiya seçersiniz. Gece vardiyaları mavi, izin günleri yeşil, rapor günleri turuncu görünür; böylece haftanın dengesini renklerden okursunuz.
Hedef saat sütununa çalışanın o hafta çalışması gereken saati siz yazarsınız. Bu değer iş sözleşmesine ve işyerinizin düzenine bağlıdır, şablon bir sınır varsaymaz.
Toplam saat, TOPLA.ÇARPIM ile hesaplanır: formül satırdaki her vardiya adını EĞERSAY ile sayar ve Vardiyalar sayfasındaki net süreyle çarpar. Örnekte Ayhan Kurt beş gün 7 saatlik Ara vardiyada çalışıyor, toplamı 35 saattir. Hedefi 37,5 olduğu için Fark sütunu -2,5 gösterir ve kırmızıya döner.
Kapsama sayfası eksikleri nasıl bulur?
Kapsama sayfası her vardiya için gereken kişi sayısını sizden alır ve Çizelge sayfasında o gün o vardiyaya yazılmış kişileri sayar. Sayı gerekenin altındaysa hücre kırmızıya döner. Eksik gün sütunu da o vardiyanın hafta içinde kaç gün eksik kaldığını gösterir.
Örnekte sabah vardiyasında salı ve cumartesi birer kişi eksik, akşam vardiyasında pazartesi ve pazar eksik, Ara vardiyada da hafta sonu kimse yok. Hande Işık'ın salı akşamını sabaha almak salı sabahını tamamlar, ama bu kez salı akşamı eksik kalır. Bu tür değişimleri yaparken Kapsama sayfasını açık tutmak işinizi kolaylaştırır.
Yeni haftaya geçmek
Çizelge sayfasını kopyalayıp yeni sayfanın Hafta başlangıcı hücresine bir sonraki pazartesiyi yazabilirsiniz. Kapsama sayfası Çizelge adlı sayfaya bağlıdır; kopya sayfayı denetlemek için Kapsama formüllerindeki sayfa adını değiştirin. Gece vardiyasının birkaç kişiye dönüşümlü dağılması için Gece vardiyası sütununu haftadan haftaya karşılaştırın.
Saat bazında değil gün bazında sırayla nöbet dağıtmanız gerekiyorsa nöbet listesi şablonu daha pratiktir. Bu hafta için ilk adım olarak ekibinizin gerekli kişi sayılarını Kapsama sayfasına girin ve mevcut planınızı Çizelge sayfasına aktarıp kırmızı hücrelere bakın.
Sıkça Sorulan Sorular
Saatleri 07:30 biçiminde yazabilir miyim?
Bu şablonda saatler ondalık sayıdır, 07:30 için 7,5 yazarsınız. Saat biçimi kullanırsanız Net süre formülü gün kesirleriyle çalışır ve sonuç saat yerine günün bir kesri olarak çıkar.
Bir çalışan aynı gün iki vardiyada çalışırsa ne olur?
Her gün için tek hücre olduğundan bunu doğrudan giremezsiniz. Böyle bir günü Vardiyalar sayfasında ayrı bir vardiya, örneğin Sabah ve Akşam süresini toplayan yeni bir kod olarak tanımlayabilirsiniz.
Fazla mesaiyi şablon hesaplıyor mu?
Şablon yalnız hedef saatle planlanan saat arasındaki farkı gösterir. Farkın fazla mesai sayılıp sayılmayacağı iş sözleşmesine ve mevzuata bağlıdır; bunu ayrıca değerlendirmeniz gerekir.