Kasa Defteri: Günlük Nakit Giriş ve Çıkışlarını Excel'de Tutun
Yayın: · Son güncelleme:
Kısaca
Bu Excel kasa defterine her nakit giriş ve çıkışı bir satır olarak yazarsınız; her satırdan sonraki kasa bakiyesi, gün sonu bakiyeleri, kategori toplamları ve sayım farkı otomatik hesaplanır.
Şablon önizlemesi
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Tarih | Belge no | Açıklama | Kategori | Giriş | Çıkış | Bakiye |
| 2 | 01.10.2026 | F-001 | Peşin satış | Satış tahsilatı | 4.200 | =IF(AND(E2="",F2=""),"",$K$2+SUM($E$2:E2)-SUM($F$2:F2)) | |
| 3 | 01.10.2026 | F-002 | Çay, şeker | Yemek ve ikram | 350 | =IF(AND(E3="",F3=""),"",$K$2+SUM($E$2:E3)-SUM($F$2:F3)) | |
| 4 | 02.10.2026 | F-003 | Peşin satış | Satış tahsilatı | 3.100 | =IF(AND(E4="",F4=""),"",$K$2+SUM($E$2:E4)-SUM($F$2:F4)) | |
| 5 | 02.10.2026 | F-004 | Bankaya yatırılan | Bankaya yatırılan | 5.000 | =IF(AND(E5="",F5=""),"",$K$2+SUM($E$2:E5)-SUM($F$2:F5)) | |
| 6 | 03.10.2026 | F-005 | Kuzey Kırtasiye tahsilatı | Müşteri tahsilatı | 2.800 | =IF(AND(E6="",F6=""),"",$K$2+SUM($E$2:E6)-SUM($F$2:F6)) | |
| 7 | 03.10.2026 | F-006 | Kargo ödemesi | Diğer çıkış | 420 | =IF(AND(E7="",F7=""),"",$K$2+SUM($E$2:E7)-SUM($F$2:F7)) | |
| 8 | 05.10.2026 | F-007 | Toner | Kırtasiye ve sarf | 1.150 | =IF(AND(E8="",F8=""),"",$K$2+SUM($E$2:E8)-SUM($F$2:F8)) | |
| 9 | 05.10.2026 | F-008 | Peşin satış | Satış tahsilatı | 5.600 | =IF(AND(E9="",F9=""),"",$K$2+SUM($E$2:E9)-SUM($F$2:F9)) |
Tablodaki satırlar örnek veridir; indirdiğinizde kendi kayıtlarınızla değiştirebilirsiniz.
Şablonda neler var?
Kasasayfası
Sütunlar: Tarih, Belge no, Açıklama, Kategori, Giriş, Çıkış, Bakiye
- Excel tablosu (filtreli, otomatik genişleyen)
- Açılır listeli veri doğrulama
- Koşullu biçimlendirme
- Dondurulmuş başlık satırı
- Hazır formüller
Günlüksayfası
Sütunlar: Tarih, Giriş, Çıkış, Gün sonu bakiye, İşlem
- Koşullu biçimlendirme
- Dondurulmuş başlık satırı
- Hazır formüller
Kategorilersayfası
Sütunlar: Kategori, Giriş, Çıkış
- Grafik
- Dondurulmuş başlık satırı
İçindekiler
Kasa defteri ne işe yarar?
Kasa defteri, iş yerindeki nakit paranın nereden gelip nereye gittiğini satır satır kaydeder ve her an kasada ne kadar olması gerektiğini gösterir. Gün sonunda kasayı saydığınızda tablo, sayılan tutarla beklenen tutar arasındaki farkı hemen verir. Dükkân, kafe, küçük ofis ve nakit avansla çalışan ekipler için uygundur. Kasa defteri kavramının resmî muhasebedeki anlamı farklı olabilir; bu şablon kendi nakit takibiniz içindir.
Dosya, 2.500 TL devreden bakiyeyle başlayan altı günlük örnek hareket içerir. Toplam giriş 18.700 TL, toplam çıkış 11.720 TL olduğu için güncel kasa 9.480 TL görünür. Sayılan nakit 9.450 TL girildiği için sayım farkı -30 TL'dir ve kırmızı işaretlenir.
Hareketleri girerken
Her harekette tarih, belge ya da fiş numarası, açıklama, kategori ve tutarı yazarsınız. Kural basittir. Para kasaya giriyorsa tutar Giriş, çıkıyorsa Çıkış sütununa yazılır; ikisi aynı satırda dolu olmamalıdır. Kategori hücresindeki açılır listede satış tahsilatı, bankaya yatırılan, tedarikçi ödemesi, kira, fatura ve benzeri seçenekler vardır.
Banka hareketleri kafa karıştırabilir. Bankaya yatırdığınız para kasadan çıkar, bankadan çektiğiniz para kasaya girer. Bu iki hareketi ayrı kategoride tutmak, gerçek gelir ve giderlerin banka transferleriyle karışmasını önler. Örnekte 5.000 TL bankaya yatırılmış, 3.000 TL bankadan çekilmiştir.
Bakiye nasıl hesaplanır?
Bakiye sütunu, sağdaki devreden bakiyeye ilk satırdan o satıra kadar olan girişlerin toplamını ekler ve çıkışların toplamını çıkarır. Aralığın başı sabit, sonu satırla birlikte ilerlediği için her satır kendi anındaki kasa tutarını gösterir. Eksi bakiye kırmızı görünür. Bu genellikle bir girişin unutulduğunu ya da yanlış sütuna yazıldığını gösterir.
Devreden bakiye hücresine takibe başladığınız günün sabahındaki kasa tutarını yazın. Yeni aya geçerken önceki ayın güncel kasa tutarını yeni dosyanın devreden bakiyesi yapabilirsiniz.
Günlük ve kategori sayfaları
Günlük sayfasında I2 hücresine ayın 1'ini yazdığınızda o ayın bütün günleri listelenir. Her gün için giriş, çıkış ve işlem sayısı ÇOKETOPLA ve EĞERSAY ile hesaplanır. Gün sonu bakiye, devreden bakiyeye o güne kadarki bütün hareketlerin eklenmesiyle bulunur. Örnekte 4 Ekim pazar olduğu için hareket yoktur ve bakiye önceki günle aynı kalır.
Kategoriler sayfası daha kısadır. Her kategorinin giriş ve çıkış toplamını verir. Grafik yalnız çıkış kategorilerini gösterir; örnekte en büyük çıkış kalemleri bankaya yatırılan para ve tedarikçi ödemesidir.
Sayım farkını kapatmak
Fark varsa telaş etmeyin. Önce o günün fişlerini Kasa sayfasıyla karşılaştırın. Küçük farklar çoğunlukla para üstü ya da yazılmamış küçük harcamalardan çıkar. Farkı açıklayamıyorsanız "Diğer çıkış" ya da "Diğer giriş" kategorisinde "Sayım farkı" açıklamasıyla bir satır ekleyin; böylece fark kayıt altına alınır ve gizlenmez.
Uyarlama ve ilk adım
Gelir ve giderlerinizi aylık raporlamak isterseniz plandaki gelir gider tablosu bu defteri tamamlar. Veresiye satış yapıyorsanız tahsil edilmemiş tutarları kasaya değil veresiye defteri şablonuna yazın. Bugün kasadaki parayı sayıp devreden bakiye hücresine yazarak başlayın ve her akşam kapanışta sayılan nakdi girin.
Sıkça Sorulan Sorular
Kredi kartıyla yapılan satışları kasaya yazmalı mıyım?
Yazmayın. Kasa defteri yalnız fiziksel nakdi izler. Kartla gelen tutar banka hesabına geçtiği için ayrı bir banka takibinde tutulmalıdır.
Bakiye neden eksi görünüyor?
Kasadan, içinde olandan fazla para çıkmış görünüyor. Genellikle bir giriş unutulmuştur ya da bir tutar Giriş yerine Çıkış sütununa yazılmıştır.
Her ay yeni dosya mı açmalıyım?
Tek dosyada 500 satıra kadar hareket tutabilirsiniz. Aylık ayrım isterseniz dosyayı kopyalayıp önceki ayın güncel kasasını yeni dosyanın devreden bakiyesi yapın.