Fatura Şablonu: Excel'de Proforma ve Basit Fatura Hazırlayın

Bu şablon neye yarar, neye yaramaz?

Şablon, müşterinize ödeme öncesi göndereceğiniz proforma fatura, fiyat teklifi ya da iç kayıt amaçlı basit bir fatura görünümü hazırlar. Kalemleri girdiğiniz anda ara toplam, iskonto, KDV ve genel toplam hesaplanır. Yazdırmaya ya da PDF olarak kaydetmeye hazır bir Fatura sayfası vardır.

Vergi mevzuatı açısından geçerli bir fatura değildir. e-Fatura ya da e-Arşiv fatura kapsamındaysanız resmî belgeyi Gelir İdaresi'nin sistemi ya da özel entegratörünüz üzerinden düzenlemeniz gerekir. Bu dosyayı, o belgeden önce tutarı netleştirmek ve müşteriyle paylaşmak için kullanabilirsiniz.

Kalemler sayfasını doldurma

Her ürün ya da hizmet için bir satır yazarsınız: açıklama, miktar, birim, birim fiyat, iskonto ve KDV oranı. Birim sütunu açılan listedir (adet, saat, gün, ay, kg, paket). Tutar, KDV tutarı ve Satır toplamı sütunları formüldür; yirmi satır hazır kuruludur.

Örnekteki dört kalem varsayımsal bir web tasarım işine aittir. Sayfa içeriği yazımı satırında 8 sayfa 1.500 TL'den 12.000 TL eder; yüzde 10 iskontoyla tutar 10.800 TL'ye iner. İskontosu olan satırların iskonto hücresi sarıya boyanır, böylece müşteriye hangi kalemde indirim yaptığınızı gözden kaçırmazsınız.

KDV oranını neden siz yazıyorsunuz?

KDV oranı mal ve hizmet türüne göre değişir ve zaman içinde güncellenebilir. Bu yüzden şablondaki formüller hiçbir oranı içinde taşımaz; her satırın oranını F sütunundan okur. Örnek satırlardaki yüzde 20 yalnız gösterim içindir. Kendi faturanızda güncel oranı Gelir İdaresi'nin duyurularından ya da mali müşavirinizden doğrulayın.

Satır formülü önce miktarı birim fiyatla çarpar, sonra (1 - iskonto) ile indirimi uygular. KDV tutarı bu indirimli tutar üzerinden hesaplanır, yani iskonto KDV'den önce düşülür. Farklı oranlara tabi kalemleri aynı faturada karıştırabilirsiniz; KDV toplamı her satırın kendi oranıyla bulunur.

Fatura sayfası ve toplamlar

Fatura sayfasının solunda belge bilgileri yer alır: belge türü, numara, düzenleme tarihi, vade günü, satıcı ve müşteri bilgileri. Son ödeme tarihi, düzenleme tarihine vade gününü ekleyerek hesaplanır; örnekte 12 Ekim 2026 ile 15 gün 27 Ekim 2026 eder.

Sağdaki toplam bloğu Kalemler sayfasından beslenir. Örnekte brüt tutar 60.200 TL, iskonto 1.200 TL, iskonto sonrası ara toplam 59.000 TL, KDV 11.800 TL ve genel toplam 70.800 TL'dir. Brüt tutar ve iskonto TOPLA.ÇARPIM ile, diğerleri TOPLA ile bulunur.

Kendi işinize göre düzenleme

Satıcı adı, vergi numarası, adres ve IBAN satırlarını bir kez doldurup dosyayı boş kalemlerle ayrı bir şablon olarak kaydedin. Her yeni teklifte bu kopyadan başlarsanız belge numarasını artırmanız ve kalemleri yazmanız yeter. Belge numarasında yıl ve sıra kullanmak (PRF-2026-014 gibi) teklifleri sonradan bulmayı kolaylaştırır.

Yirmiden fazla kaleme ihtiyacınız olursa Kalemler tablosunun son satırının altına yazmaya devam edin, ardından Fatura sayfasındaki TOPLA.ÇARPIM aralıklarını yeni son satıra kadar uzatın.

Göndermeden önce

Fatura sayfasını açıp Dosya menüsünden PDF olarak kaydedin ve genel toplamı bir de elle kontrol edin: ara toplam ile KDV'nin toplamı genel toplama eşit olmalıdır. Müşteri onay verdiğinde aynı tutarla resmî faturanızı düzenleyebilirsiniz.