Power Query Nasıl Kullanılır? Adım Adım Veri Temizleme

Örnek senaryo: dağınık bir müşteri listesi

Power Query'nin nasıl kullanıldığını en iyi somut bir liste anlatır. Bir e-ticaret sitesinin panelinden her ay indirilen müşteri dökümünü düşünün. Ad ve soyad tek sütunda, bazı satırlar boş, aynı müşteri iki kez geçiyor ve sipariş tarihleri metin olarak gelmiş. Bu temizliği her ay elle yapmak yerine bir kez Power Query'de tanımlarsınız.

Veriyi düzenleyiciye almak için listenin içinde bir hücre seçip Veri sekmesindeki Tablodan/Aralıktan komutuna tıklayın. Liste ayrı bir CSV dosyasındaysa Veri Al menüsünden dosyayı seçin.

Veri türlerini düzeltmek

Düzenleyici açıldığında her sütun başlığının solunda küçük bir simge görürsünüz: bu simge sütunun veri türünü gösterir. Power Query çoğu zaman türü kendisi tahmin eder ve listeye otomatik bir tür değiştirme adımı ekler. Tahmin her zaman doğru olmaz; posta kodu sayıya çevrildiğinde baştaki sıfır kaybolur.

Bir sütunun türünü değiştirmek için sütunu seçip Giriş sekmesindeki Veri Türü listesinden doğru türü seçin. Tarih sütunu için Tarih, tutar için Ondalık Sayı, posta kodu ve telefon için Metin uygun seçimlerdir. Dönüştürülemeyen hücreler hata olarak işaretlenir, böylece sorunlu satırları hemen görürsünüz.

Gereksiz satırları kaldırmak

Yinelenen kayıtları silmek için yinelenme kontrolünün yapılacağı sütunu, örneğin e-posta sütununu seçin. Giriş sekmesindeki Satırları Kaldır menüsünden Yinelenenleri Kaldır'ı seçin. Power Query yalnız seçtiğiniz sütunlara bakar: e-posta seçiliyken aynı adrese sahip ikinci satır silinir, adı farklı yazılmış olsa bile.

Boş satırlar için aynı menüdeki boş satırları kaldırma seçeneğini kullanın. Bir sütunda değeri olmayan satırları atmak istiyorsanız sütun başlığındaki filtre okundan boş değerin işaretini kaldırmanız da yeterlidir.

Microsoft'un Power Query belgeleri, yinelenen karşılaştırmasının büyük küçük harfe duyarlı olduğunu belirtir. AYSE@ornek.com ile ayse@ornek.com iki ayrı kayıt sayılır. Önce e-posta sütununu küçük harfe çevirmek bu kaçağı kapatır.

Sütunu bölmek

Ad Soyad sütununu ikiye ayırmak için sütunu seçip Giriş sekmesindeki Sütunu Böl komutunu açın ve sınırlayıcıya göre bölmeyi seçin. Sınırlayıcı olarak Boşluk'u, bölme yeri olarak en soldaki sınırlayıcıyı seçin. Ayşe Kaya satırı Ayşe ve Kaya olarak iki sütuna ayrılır.

Aynı işi formülle yapmak için SOLDAN ve BUL birlikte kullanılır. Formül, ilk boşluğun yerini bulur ve ondan önceki karakterleri alır.

=SOLDAN(A2;BUL(" ";A2)-1)

=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)

Formül yöntemi her satıra yardımcı sütun kopyalamayı gerektirir. Power Query'de bölme bir kez tanımlanır ve yeni satırlar yenilemeyle aynı şekilde bölünür. İki adlı müşterilerde, örneğin Ayşe Nur Kaya'da, en soldaki boşluğa göre bölmek soyadı sütununa Nur Kaya yazar; hangi kuralın sizin listenize uyduğunu birkaç satırda kontrol edin.

Değerleri değiştirmek

Şehir sütununda İst., istanbul ve İstanbul gibi farklı yazımlar varsa sütunu seçip Değerleri Değiştir komutunu kullanın. Aranacak değeri ve yerine konacak değeri yazdığınızda bütün sütun düzelir. Her değiştirme ayrı bir adım olarak kaydedilir ve gelecek ayın dosyasına da uygulanır.

Adımları düzenlemek ve yenilemek

Sağdaki Uygulanan Adımlar listesi yaptığınız her işlemi sırayla gösterir. Bir adımın adına sağ tıklayıp yeniden adlandırarak listeyi okunur tutabilirsiniz; Yinelenen e-postalar silindi gibi bir ad, üç ay sonra sorguyu açtığınızda ne yaptığınızı hatırlatır. Ortadaki bir adımı silmek sonraki adımları bozabilir, Power Query bu durumda uyarı gösterir.

İşiniz bitince Giriş sekmesindeki Kapat ve Yükle ile sonucu sayfaya yükleyin. Gelecek ay yeni döküm aynı adla aynı klasöre kaydedildiğinde Veri sekmesindeki Tümünü Yenile bütün adımları yeni veriye uygular.

Sık yapılan hatalar

Kaynak dosyadaki bir sütun adı değişirse, örneğin E-posta yerine Eposta yazılırsa, o sütuna başvuran adımlar hata verir. Hata veren adımı açıp sütun adını düzeltmek gerekir. Bir diğer hata, temizlenmiş tabloya elle veri yazmaktır: yenileme sonrası elle girilen değerler kaybolur.

Sütunları seçmek ve sıralamak

İhtiyacınız olmayan sütunlar varsa onları silmek yerine tutmak istediklerinizi seçip diğerlerini kaldırma seçeneğini kullanın. Bu yaklaşım, kaynağa gelecekte yeni bir sütun eklendiğinde sorgunun o sütunu da tabloya taşımasını önler. Sütunların sırasını değiştirmek için başlıkları sürüklemeniz yeterlidir.

Sıradaki adım

Her ay elle temizlediğiniz bir dosyayı seçin ve temizlik adımlarını Power Query'de sırasıyla uygulayın. Adımlara anlaşılır adlar verip sorguyu kaydedin; gelecek ay yalnız Yenile'ye basmanız yetecek.