Excel'de Veri Giriş Formu Oluşturma

Veri giriş formu nedir?

Veri giriş formu, listenizdeki her satırı başlıklarıyla birlikte tek bir pencerede gösteren yerleşik bir Excel iletişim kutusudur. Sütun başlıkları solda etiket, satırın değerleri sağda kutu olarak görünür. Yeni kayıt eklemek, kayıtlar arasında gezinmek, bir kaydı bulup düzeltmek ya da silmek bu pencereden yapılır.

En çok satırları geniş listelerde işe yarar. Yirmi sütunlu bir müşteri kartında sağa sola kaydırarak veri girmek hem yorucu hem de hataya açıktır. Formda bütün alanlar alt alta durur ve Tab tuşuyla bir sonraki alana geçersiniz.

Form komutunu Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na eklemek

Form komutu şeritte görünmez, bu yüzden önce eklemeniz gerekir. Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nun yanındaki oka tıklayıp Diğer Komutlar'ı seçin. Komutları seçin listesinden Tüm Komutlar'ı seçin, listede Form'u bulun, Ekle'ye ve ardından Tamam'a basın. Araç çubuğunda küçük bir form simgesi belirir.

Bu işlem bir kez yapılır ve bütün dosyalarda geçerli olur. Microsoft'un destek sayfası Form komutunu Microsoft 365 ile Excel 2016 ve sonrasının Windows sürümleri için anlatır; Mac için bir yol belirtmez.

İlk kaydı girmek

Formun çalışması için listenin ilk satırında başlıklar olmalıdır. Listede herhangi bir hücre seçip araç çubuğundaki Form düğmesine basın. Pencere ilk kaydı gösterir; pencerenin başlığında sayfanın adı yazar.

Yeni kayıt için Yeni düğmesine basın, alanları doldurun ve Enter'a basın. Kayıt listenin sonuna eklenir ve form bir sonraki boş kayda geçer. Bir alanı yanlış yazdıysanız kaydı kaydetmeden önce Geri Yükle düğmesiyle alanları eski hâline döndürebilirsiniz.

Formül içeren sütunlar formda görünür ama düzenlenemez. Örneğin KDV dahil tutarı hesaplayan bir sütun varsa sonucu formda görürsünüz, formülü ise yalnız sayfada değiştirebilirsiniz. Bu, yanlışlıkla formül silinmesini de önler.

Kayıtlar arasında gezinmek için Öncekini Bul ve Sonrakini Bul düğmelerini ya da alanların yanındaki kaydırma çubuğunu kullanırsınız. Pencerenin sağ üst köşesi kaçıncı kayıtta olduğunuzu ve toplam kayıt sayısını gösterir. Bir kaydı düzelttikten sonra başka bir kayda geçtiğinizde değişiklik sayfaya yazılır.

Kayıt bulmak ve silmek

Ölçütler düğmesine bastığınızda form boş bir arama kartına dönüşür. Şehir alanına İzmir yazıp Sonrakini Bul'a basarsanız form İzmir'deki ilk müşteriyi gösterir, tekrar bastığınızda bir sonrakine geçer. Önceki eşleşmeye dönmek için Öncekini Bul kullanılır. Ölçütlerde ? ve * joker karakterleri de çalışır.

Girdiğiniz ölçüt, o değerle başlayan bütün kayıtları eşleştirir; Ad Soyad alanına "Ay" yazmak Aylin Yurt'u da Ayşe'yi de bulur. Aramadan çıkıp normal görünüme dönmek için Form düğmesine basmanız yeterlidir.

Gösterilen kaydı silmek için Sil düğmesine basarsınız. Excel onay ister ve onayladıktan sonra silme işlemi geri alınamaz. Önemli listelerde silmeden önce dosyanın bir kopyasını almak iyi bir alışkanlıktır.

Formun sınırları

Microsoft'un belirttiği sınıra göre form en fazla 32 sütunlu listelerde çalışır. Daha geniş bir listede sütun sayısını azaltmanız gerekir. Form yazdırılamaz ve açıkken Excel'in yazdırma komutları kullanılamaz.

Form penceresi kalıcı bir iletişim kutusudur; açıkken sayfada başka bir hücreye tıklayamazsınız. Girişe ara verip sayfada bir şeye bakmanız gerekiyorsa Kapat ile formu kapatın, işiniz bitince yeniden açın.

Giriş kurallarını form kendisi denetlemez. Aynı müşteri numarasının iki kez girilmesini engellemez. Bu tür hataları yakalamak için listeye bir kontrol sütunu ekleyin:

=EĞERSAY($A$2:$A$6;A5)>1

=COUNTIF($A$2:$A$6,A5)>1

Sonucu DOĞRU olan satırlar tekrar eden kayıtlardır. Formla girilen kayıtların özetini de formül hücreleriyle izleyebilirsiniz. Şehir bazında bakiye için:

=ETOPLA(C2:C6;"İzmir";D2:D6)

=SUMIF(C2:C6,"İzmir",D2:D6)

Girişleri baştan sınırlamak daha da iyidir. Şehir sütununa açılır liste ekleyip yalnız tanımlı şehirlerin seçilmesini sağlayabilir, müşteri numarası için veri doğrulama özel formülü ile tekrar eden değerleri reddedebilirsiniz.

Sıradaki adım

Listenizi Ctrl+T ile Excel tablosuna çevirin ve formu tablonun içindeyken açın. Formla eklediğiniz kayıtlar tabloya katılır, formüllü sütunlar ve biçimler yeni satırlara kendiliğinden uygulanır. Tekrar eden kayıtları toplu temizlemek için tekrar eden verileri silme rehberine bakabilirsiniz.