Excel'de Açılır Liste Nasıl Yapılır?

Açılır liste hangi adımlarla yapılır?

Bu liste Veri Doğrulama penceresinden yapılır. Listenin görüneceği hücreleri seçin, şeritte Veri sekmesine gidip Veri Doğrulama'ya tıklayın. Ayarlar sekmesinde İzin Ver kutusundan Liste'yi seçin, Kaynak kutusuna seçeneklerin bulunduğu aralığı girin ve Tamam'a basın.

Hücreye tıkladığınızda sağında küçük bir ok belirir ve seçenekler bu oktan açılır. Bir sipariş tablosunda Durum sütununa "Bekliyor, Kargoda, Teslim edildi" listesini bağlarsanız herkes aynı üç ifadeyi kullanır. "kargoda", "Kargoya verildi" ve "KARGO" gibi farklı yazımlar ortadan kalkar.

Seçenekleri nereye yazmalısınız?

Kaynak için iki yol vardır. Kısa ve değişmeyen listelerde seçenekleri doğrudan Kaynak kutusuna yazabilirsiniz. Öğeleri bölge ayarınızdaki liste ayırıcısıyla ayırırsınız; Türkçe ayarlı Excel'de bu genellikle noktalı virgüldür: Bekliyor;Kargoda;Teslim edildi.

Uzayabilecek listeler için seçenekleri bir sayfada alt alta yazıp o aralığı göstermek daha iyidir. Başlık hücresini aralığa katmayın, yoksa başlık da seçeneklerden biri olur. Listeyi ayrı bir "Listeler" sayfasında tutmak, tabloyu kullanan kişilerin seçenekleri yanlışlıkla silmesini de önler.

Liste neden bir tabloda durmalı?

Microsoft, liste öğelerinin bir Excel tablosunda olmasını önerir. Öğelerin bulunduğu aralıkta bir hücre seçip Ctrl+T ile tabloya dönüştürdüğünüzde, tabloya eklenen her yeni öğe açılır listede de görünür. Düz bir aralıkta ise listenin altına yazdığınız yeni seçenek, Kaynak aralığını elle genişletmedikçe listeye girmez.

Örneğin kargo firmalarını tuttuğunuz listede dört firma varken beşincisini ekleyeceksiniz. Tablo kullanıyorsanız alt satıra yazmanız yeter. Düz aralıkta ise Veri Doğrulama'yı yeniden açıp $A$2:$A$5 başvurusunu $A$2:$A$6 yapmanız gerekir.

Listeyi başka bir sayfadan beslemek

Kaynak aralığı başka bir sayfada olabilir. Kaynak kutusuna tıklayıp Listeler sayfasına geçin ve aralığı seçin; kutuda =Listeler!$A$2:$A$10 gibi bir başvuru oluşur. Tablo kullanan kişiler seçenekleri görmesin istiyorsanız Listeler sayfasını sağ tıklayıp gizleyebilirsiniz.

Gizlemek, sayfayı korumak anlamına gelmez. Sayfayı yeniden gösteren herkes listeyi değiştirebilir. Seçeneklerin yalnız sizin tarafınızdan düzenlenmesi gerekiyorsa sayfa korumasını ayrıca açın.

Ayarlar sekmesindeki Boşluğu yoksay kutusu da önemlidir. Bu kutu işaretliyken hücrenin boş bırakılmasına izin verilir. Kutunun işaretini kaldırmak bile hiç dokunulmamış hücrelerin boş kalmasını engellemez, çünkü doğrulama yalnız giriş yapıldığında çalışır. Zorunlu alanları ayrıca BOŞLUKSAY gibi bir kontrol formülüyle izlemek daha güvenlidir.

Giriş iletisi ve hata uyarısı eklemek

Veri Doğrulama penceresinin Giriş İletisi sekmesinde, hücre seçildiğinde görünen kısa bir açıklama yazabilirsiniz. "Siparişin güncel durumunu listeden seçin" gibi bir not, tabloyu ilk kez kullanan kişiye ne beklendiğini anlatır.

Hata Uyarısı sekmesi listede olmayan bir değer yazıldığında ne olacağını belirler. Durdur stili girişi engeller. Uyarı ve Bilgi stilleri kullanıcıyı bilgilendirir ama değeri kabul etmesine izin verir. Listenin dışına çıkılmaması gerekiyorsa Durdur'u seçin.

İletinin başlığını ve metnini siz yazarsınız. "Geçersiz durum" başlığı ve "Lütfen listeden Bekliyor, Kargoda ya da Teslim edildi seçeneğini seçin" metni, kullanıcıya neyi yanlış yaptığını ve ne yapması gerektiğini birlikte söyler. Boş bırakılırsa Excel genel bir uyarı gösterir ve kullanıcı nedeni anlamayabilir.

Seçimlerle hesap yapmak

Açılır liste, seçimlerin tutarlı olmasını sağladığı için formüllerle saymayı da güvenilir hâle getirir. Durum sütununda kaç siparişin kargoda olduğunu EĞERSAY ile bulabilirsiniz.

=EĞERSAY(B2:B6;"Kargoda")

=COUNTIF(B2:B6,"Kargoda")

Aynı mantıkla hâlâ bekleyen siparişleri de sayabilirsiniz. Bu sayıları bir özet hücresinde tutmak, günlük kontrolü tek bakışa indirir.

=EĞERSAY(B2:B6;"Bekliyor")

=COUNTIF(B2:B6,"Bekliyor")

Sık karşılaşılan sorunlar

Veri Doğrulama komutu soluksa sayfa korumalı ya da paylaşılan bir çalışma kitabında olabilirsiniz. Korumayı kaldırdıktan sonra komut yeniden kullanılabilir hâle gelir.

Açılır listeli hücreye başka bir hücreden kopyalayıp yapıştırmak, doğrulama kuralını da silebilir. Yapıştırılan hücrenin kendi ayarları kuralın yerini alır. Veri girişini kopyala yapıştırla yapan ekiplerde Giriş > Yapıştır > Değerleri Yapıştır kullanmak bu sorunu azaltır.

Listenin yazı boyutunu Veri Doğrulama ayarlarından değiştiremezsiniz. Liste küçük görünüyorsa sayfanın yakınlaştırma oranını artırmak okumayı kolaylaştırır. Bir hücrede birden fazla seçim yapmak da standart açılır listeyle mümkün değildir; bunun için makro gerekir.

Sıradaki adım

Seçenekleri ayrı bir sayfaya yazın, Ctrl+T ile tabloya dönüştürün ve Durum sütununa bu tablodan beslenen açılır listeyi ekleyin. Ardından tabloya yeni bir seçenek yazıp açılır listede göründüğünü kontrol edin.