Excel'de Toplama Formülü: TOPLA, Otomatik Toplam ve Kısayol

Excel'de toplama nasıl yapılır?

Excel'de toplama için en kısa yol, sonucun çıkacağı hücreye =TOPLA(B2:B6) yazmaktır. Parantez içindeki aralık, toplanacak hücrelerin ilkini ve sonunu iki nokta ile bağlar. Enter'a bastığınızda B2'den B6'ya kadar bütün sayılar toplanır.

İki üç hücre için artı işareti de iş görür: =B2+B3+B4 gibi. Hücre sayısı arttıkça bu yazım hem uzar hem de hata riskini büyütür. Aralığın ortasına yeni bir satır eklediğinizde artıyla yazılan formül o satırı görmez, TOPLA ise aralığın içine eklenen satırı kendiliğinden kapsar.

TOPLA formülüyle sütun toplama

Bir sütunu toplamak için TOPLA'ya o sütundaki aralığı vermeniz yeterlidir. Diyelim ki B sütununda beş günlük satış tutarları var: 1.250, 980, 1.430, 760 ve 1.100 TL. Sonucu B7'ye almak için formül şöyledir:

=TOPLA(B2:B6)

=SUM(B2:B6)

Aralığı fareyle de seçebilirsiniz. =TOPLA( yazdıktan sonra B2'ye tıklayın, B6'ya kadar sürükleyin ve parantezi kapatın. Bütün sütun için =TOPLA(B:B) yazımı da çalışır. Ancak sonucu aynı sütuna koyarsanız formül kendini de toplamaya çalışır ve döngüsel başvuru uyarısı alırsınız.

Otomatik Toplam düğmesi ve kısayolu

Otomatik Toplam, TOPLA formülünü sizin yerinize yazan düğmedir. Giriş sekmesinin sağ tarafında ve Formüller sekmesinde Σ simgesiyle durur. Sayıların hemen altındaki boş hücreyi seçip bu düğmeye bastığınızda Excel üstteki aralığı tahmin eder ve formülü hazırlar.

Klavyeden aynı işi Windows'ta Alt+= ile, Mac'te Cmd+Shift+T ile yaparsınız. Excel'in önerdiği aralık kesikli bir çerçeveyle gösterilir. Doğruysa Enter'a basın; yanlışsa doğru aralığı fareyle seçip öyle onaylayın.

Bu kısayolun az bilinen bir kullanımı daha var. Hem satır hem sütun toplamı gereken bir tabloda sayıları, sağdaki ve alttaki boş hücrelerle birlikte seçip Alt+= tuşlarına basarsanız Excel bütün toplam formüllerini tek seferde yazar.

Düğmenin yanındaki küçük oka tıkladığınızda ortalama, sayım, en büyük ve en küçük değer gibi diğer hızlı hesaplar listelenir. Mantık aynıdır: Excel aralığı önerir, siz onaylarsınız.

Satırları yatay toplamak

Toplama yalnız sütunlarda değil, satırlarda da aynı şekilde çalışır. Ocak, şubat ve mart satışları B2, C2 ve D2'deyse çeyrek toplamı için E2'ye =TOPLA(B2:D2) yazarsınız. Seçili hücrenin üstünde sayı yoksa Otomatik Toplam da soldaki sayıları önerir.

Formülü aşağı kopyaladığınızda her satır kendi toplamını hesaplar. Yirmi ürünlük bir listede ilk satıra yazdığınız tek formül, doldurma tutamacına çift tıklamayla yirmi satırın tamamına uygulanır.

Birden fazla aralık ve dağınık hücreler

Birbirine bitişik olmayan hücreler için TOPLA'ya birden fazla bağımsız değişken verirsiniz. Türkçe Excel'de bunları noktalı virgülle ayırırsınız: =TOPLA(B2:B4;D2:D4). Ocak ayı B sütununda, şubat ayı D sütunundaysa ve arada hedef sütunu duruyorsa bu formül yalnız iki ayın satışını toplar.

=TOPLA(B2:B4;D2:D4)

=SUM(B2:B4,D2:D4)

Tek tek hücreleri de aynı mantıkla eklersiniz. =TOPLA(B2;B5;D3) yalnız bu üç hücrenin toplamını verir. Windows'ta formülü yazarken Ctrl tuşunu basılı tutup hücrelere tıklamak, aradaki noktalı virgülleri Excel'in eklemesini sağlar.

Toplam yanlış çıkıyorsa nereye bakmalı?

Toplamın beklenenden küçük çıkmasının en sık nedeni, metin olarak saklanmış sayılardır. Başka bir programdan kopyalanan bir tutar sola yaslanıyor ve hücrenin köşesinde yeşil üçgen görünüyorsa Excel onu sayı saymıyordur. TOPLA bu hücreleri sessizce atlar; çözümü metni sayıya çevirme rehberinde bulabilirsiniz.

Filtre uyguladığınız bir listede TOPLA gizlenen satırları da hesaba katar. Yalnız ekranda görünen satırların toplamı için ALTTOPLAM gerekir; ayrıntılar filtrelenmiş hücreleri toplama rehberinde. Birkaç hücreyi seçtiğinizde durum çubuğunda beliren Toplam değeri de hızlı bir sağlama sunar.

Sonuç yerine formülün kendisi görünüyorsa hücre büyük ihtimalle Metin biçimindedir. Hücreyi Genel biçime alıp formüle tekrar girin ve Enter'a basın.

Kuruş farkları ise genellikle görünümden kaynaklanır. 10,004 ve 10,004 değerleri iki basamakla 10,00 olarak görünür, ama toplamları 20,008'dir ve ekranda 20,01 yazar. Tutarları hesap aşamasında YUVARLA ile iki basamağa indirirseniz görünen ve hesaplanan rakamlar örtüşür.

Koşula göre toplama için sonraki adım

Tüm sütunu değil de yalnız belirli bir ürünün ya da ayın tutarlarını toplamak istiyorsanız TOPLA yerine ETOPLA kullanırsınız. Örneğin =ETOPLA(A2:A50;"Kalem";B2:B50) yalnız A sütununda Kalem yazan satırların tutarını toplar. Aynı isimleri gruplayarak toplamak için aynı isimleri toplama rehberine, temel fonksiyonları sırayla pekiştirmek için TOPLA, ORTALAMA, MAK ve MİN dersine geçebilirsiniz.