Excel'de Koşullu Biçimlendirme Nasıl Yapılır?

Koşullu biçimlendirme ne yapar?

Koşullu biçimlendirme, bir hücrenin görünümünü içindeki değere göre otomatik değiştirir. Kural bir kez tanımlanır ve değer değiştiğinde renk de kendiliğinden güncellenir. Elle boyamanın aksine, 45 olan not 55'e düzeltildiğinde kırmızı dolgu kendiliğinden kalkar.

Bu özellik uzun listelerde göze çarpması gereken değerleri ayırmak için kullanılır. Geç kalan siparişler, bütçeyi aşan kalemler, kritik stok seviyesi ya da sınıf ortalamasının altındaki notlar tipik örneklerdir.

İlk kuralı oluşturmak

Altı öğrencinin notlarının bulunduğu bir liste düşünün ve 50'nin altındaki notları kırmızıya boyamak isteyin. B2:B7 aralığını seçin. Giriş sekmesinin Stiller grubunda Koşullu Biçimlendirme'ye tıklayın, Hücre Kurallarını Vurgula'nın üzerine gelip Küçüktür seçeneğini seçin.

Açılan kutuya 50 yazın ve sağdaki listeden hazır bir biçim seçin; Açık Kırmızı Dolgu ve Koyu Kırmızı Metin uygun bir başlangıçtır. Tamam'a bastığınızda 45, 38 ve 49 notları kırmızıya boyanır. Kaç hücrenin boyanacağını önceden görmek için aynı koşulu EĞERSAY ile sayabilirsiniz.

=EĞERSAY(B2:B7;"<50")

=COUNTIF(B2:B7,"<50")

Hazır kural türleri

Koşullu Biçimlendirme menüsünde dört temel grup bulunur. Hücre Kurallarını Vurgula büyüktür, küçüktür, arasında, eşittir ve belirli metni içeren gibi tek koşullu kurallar sunar. Yinelenen değerleri işaretleme seçeneği de bu grubun içindedir.

Üst/alt kuralları en büyük ya da en küçük değerleri işaretler. Örneğin satış listesinde ilk 10 öğeyi ya da ortalamanın altındaki değerleri tek tıklamayla boyar. Notlar örneğinde ortalamanın altı seçeneği 61,33 olan ortalamanın altındaki üç öğrenciyi işaretler.

Veri çubukları, renk ölçekleri ve simge kümeleri ise değeri görsel bir ölçeğe çevirir. Veri çubukları her hücrenin içine değeriyle orantılı bir çubuk çizer; aylık satış tablosunda en uzun çubuk en yüksek ayı gösterir. Renk ölçeği yeşilden kırmızıya bir geçişle sıcak ve soğuk noktaları ortaya çıkarır.

Simge kümeleri değerleri üç ya da beş gruba ayırıp her gruba ok, bayrak veya trafik ışığı gibi bir simge koyar. Varsayılan eşikler yüzdelik dilimlere göre belirlenir. Notlar için 50 ve 85 gibi kendi sınırlarınızı kullanmak istiyorsanız kuralı düzenleyip eşik türünü sayı olarak değiştirin.

Kuralı düzenlemek ve sıralamak

Bir kuralı sonradan değiştirmek için aralığı seçip Koşullu Biçimlendirme menüsünden Kuralları Yönet'i açın. Açılan Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yöneticisi penceresi seçili aralıktaki bütün kuralları listeler. Kuralı seçip Kuralı Düzenle ile eşik değerini ya da biçimi değiştirebilirsiniz.

Aynı hücrede birden çok kural varsa listedeki sıra önem taşır. Üstteki kural önce uygulanır. 50'nin altını kırmızıya, 85'in üstünü yeşile boyayan iki kural birbirine karışmaz, ama çakışan aralıklar tanımladıysanız sıralama sonucu belirler.

Pencerede her kuralın yanında Doğruysa Durdur kutusu bulunur. Bu kutu işaretliyse kural sağlandığında altındaki kurallar o hücre için değerlendirilmez. Bir hücreye tek bir renk düşmesini istediğiniz durumlarda bu seçenek çakışmayı önler.

Biçimlendirmeyi kopyalamak

Kuralı yeni bir aralığa taşımanın en kolay yolu Biçim Boyacısı'dır. Biçimlendirilmiş bir hücreyi seçin, Giriş sekmesindeki fırça simgesine tıklayın ve yeni aralığı boyayın. Kural Yöneticisi'ndeki Uygulandığı yer kutusunu genişletmek de aynı işi görür ve kuralların çoğalmasını önler.

Sık yapılan bir hata, kuralı satır satır kopyalayıp aynı kuralın onlarca kopyasını oluşturmaktır. Dosya yavaşlar ve değişiklik yapmak zorlaşır. Kural Yöneticisi'nde aynı kural birden çok kez görünüyorsa fazlalıkları silip tek kuralın uygulama aralığını genişletin.

Kuralları kaldırmak

Koşullu Biçimlendirme menüsündeki Kuralları Temizle seçeneği seçili hücrelerden ya da sayfanın tamamından kuralları kaldırır. Elle verdiğiniz dolgu renkleri bu işlemden etkilenmez. Renk kalkmıyorsa büyük ihtimalle elle boyanmıştır; Giriş sekmesindeki dolgu rengi düğmesinden Dolgu Yok'u seçin.

Performans ve dosya boyutu

Kurallar her hesaplamada yeniden değerlendirilir. Birkaç yüz satırda fark edilmez, ama yüz binlerce hücreye uygulanmış onlarca kural dosyayı yavaşlatır. Bütün sütunu, örneğin B:B aralığını seçmek yerine verinin gerçekten bulunduğu aralığı ve makul bir pay bırakmak bu yükü azaltır.

Başka dosyalardan kopyalanan sayfalar çoğu zaman eski kuralları da taşır. Kuralları Yönet penceresinde liste ayarını Bu Çalışma Sayfası olarak değiştirdiğinizde sayfadaki bütün kuralları görür, işe yaramayanları silebilirsiniz.

Sıradaki adım

Kendi listenizde bir sütuna Hücre Kurallarını Vurgula ile eşik kuralı, başka bir sütuna veri çubukları ekleyin. Ardından Kuralları Yönet penceresini açıp iki kuralın uygulama aralığını inceleyin.