Excel'de Dashboard Nasıl Yapılır?

Excel'de dashboard ne demek?

Dashboard, bir işin en önemli rakamlarını tek ekranda gösteren özet sayfadır. Excel'de bu sayfa genellikle üç parçadan oluşur: üstte birkaç gösterge kutusu, ortada pivot tablo ve grafikler, yanda filtrelemek için dilimleyiciler. Kullanıcı bir bölge düğmesine bastığında bütün parçalar aynı anda değişir.

Örnek senaryo: bir satış ekibi her ay yüzlerce satırlık sipariş listesi tutuyor. Yönetici her sabah aynı soruları soruyor: bu ay toplam ne, hangi bölge önde, kaç sipariş geldi? Dashboard bu soruların cevabını tek sayfada hazır tutar.

Hangi rakamlar dashboard'a girmeli?

Dashboard'a yalnız karar verdiren rakamlar girmelidir. Her gösterge için "bu sayı değişirse ne yaparım?" diye sorun; cevabı olmayan rakam sayfayı kalabalıklaştırır. Satış ekibi için toplam ciro, sipariş adedi, en güçlü bölgenin payı ve geçen aya göre değişim çoğu zaman yeterlidir.

Dört ile altı gösterge kutusu ekrana rahat sığar. Daha fazlası gerekiyorsa ikinci bir sayfa açmak, tek sayfayı küçük yazılarla doldurmaktan iyidir. Gösterge seçimini kâğıt üzerinde yapıp ancak sonra Excel'e geçmek, yeniden düzenleme zahmetini azaltır.

Veriyi dashboard'a hazırlamak

Dashboard'un sağlamlığı kaynak listeye bağlıdır. Ham veriyi ayrı bir sayfada, her satırı bir kayıt olacak şekilde tutun: Tarih, Bölge, Ay, Ürün, Tutar gibi.

Ardından listeyi Ctrl+T ile Excel tablosuna çevirin. Yeni siparişler tabloya eklendiğinde pivot tablolar yenilemeyle onları da görür. Ayrıntı için tablo oluşturma rehberine bakabilirsiniz.

Dashboard sayfasına hiçbir zaman ham veri yazmayın. Hesaplar kaynak sayfadan beslenmeli, dashboard yalnız sonucu göstermelidir.

Gösterge hücrelerini formülle kurmak

Üstteki gösterge kutuları formüllerle beslenir. Örnek listede Marmara'nın ekim satışı ÇOKETOPLA ile bulunur.

=ÇOKETOPLA(C2:C7;A2:A7;"Marmara";B2:B7;"Ekim")

=SUMIFS(C2:C7,A2:A7,"Marmara",B2:B7,"Ekim")

Sipariş adedi için EĞERSAY yeterlidir. Ekim ayında kaç kayıt olduğunu sayar.

=EĞERSAY(B2:B7;"Ekim")

=COUNTIF(B2:B7,"Ekim")

Pay göstergesi, bir bölgenin aylık toplamdaki yüzdesini verir. Sonucu yüzde biçiminde gösterirseniz kutuda yüzde 52,15 görünür.

=YUVARLA(ÇOKETOPLA(C2:C7;A2:A7;"Marmara";B2:B7;"Ekim")/ETOPLA(B2:B7;"Ekim";C2:C7);4)

=ROUND(SUMIFS(C2:C7,A2:A7,"Marmara",B2:B7,"Ekim")/SUMIF(B2:B7,"Ekim",C2:C7),4)

Bu hücreleri büyük yazı tipiyle, kenarlıksız kutular hâlinde düzenleyin. Ay adını ayrı bir hücreye yazıp formüllerde o hücreye başvurursanız tek hücreyi değiştirerek bütün göstergeleri yeni aya taşırsınız.

Pivot tablo ve grafik eklemek

Ortadaki özetler pivot tablolarla kurulur. Kaynak tabloda bir hücre seçip Ekle sekmesinden PivotTable'ı seçin; Bölge'yi satırlara, Tutar'ı değerlere taşıyın. Adımların ayrıntısı pivot tablo rehberinde anlatılıyor.

Her pivot tabloya bir pivot grafik ekleyin: aylık eğilim için çizgi, bölge karşılaştırması için sütun grafik iyi çalışır. Grafikleri dashboard sayfasına taşıyıp pivot tabloları ayrı bir yardımcı sayfada bırakmak görüntüyü sadeleştirir.

Dilimleyicileri bağlamak

Dilimleyici, pivot tabloları düğmelerle filtreleyen bir kontroldür. Bir pivot tablo seçiliyken Ekle sekmesindeki Dilimleyici komutuyla Bölge alanı için bir dilimleyici ekleyin.

Tek dilimleyicinin bütün raporları yönetmesi için dilimleyiciyi seçin ve Dilimleyici sekmesindeki Rapor Bağlantıları'nı açın; filtrelemesini istediğiniz pivot tabloları işaretleyin. Bu bağlantı yalnız aynı veri kaynağını kullanan pivot tablolar arasında kurulabilir. Formüllü gösterge hücreleri dilimleyiciye otomatik bağlanmaz; onları seçili bölgeye göre değiştirmek için bölge adını da bir hücreden okuyun.

Son dokunuşlar

Görünüm sekmesinden kılavuz çizgilerini kapatın, sütun genişliklerini kutulara göre ayarlayın ve renk sayısını iki üç tonla sınırlayın. Veri yenilendiğinde pivot tablolar kendiliğinden güncellenmez; Veri sekmesindeki Tümünü Yenile ile hepsini birlikte güncelleyin.

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata, gösterge formüllerinde sabit aralık kullanmaktır. C2:C7 gibi bir aralık yeni satırları görmez; kaynak bir Excel tablosuysa formülde tablo sütun adlarını kullanın. Bir diğer hata, dashboard sayfasında hücre birleştirmektir. Birleştirilmiş hücreler grafik taşırken ve sütun genişliği değiştirirken düzeni bozar; başlıkları ortalamak için Seçim Arasında Ortala biçimi daha güvenlidir.

Paylaşmadan önce dosyayı farklı bir ekran çözünürlüğünde açıp kontrol etmek de iyi bir alışkanlıktır. Dizüstü ekranda sağa taşan grafikler okuyucunun gözünden kaçar.

Nereden başlamalı?

Elinizde satış verisi varsa satış raporu şablonu hazır bir kaynak yapı sunar. Dilimleyici ve hesaplanan alanları uygulamalı görmek için pivot tabloda hesaplanan alan ve dilimleyici dersine geçebilirsiniz.