Excel'de Başka Sayfadan Veri Nasıl Alınır?

Sayfa başvurusu nasıl yazılır?

Başka bir sayfadaki hücreye başvurmak için sayfa adını, ardından ünlem işaretini ve hücre adresini yazarsınız. Fiyatlar sayfasının B2 hücresini almak için formül =Fiyatlar!B2 olur. Bunu elle yazmak zorunda değilsiniz: hücreye = yazın, alttaki sekmeden Fiyatlar sayfasına geçin, B2'ye tıklayın ve Enter'a basın.

Sayfa adında boşluk ya da Türkçe karakter dışında özel bir işaret varsa ad tek tırnak içine alınır: ='Ocak Satış'!B2. Excel tıklayarak oluşturduğunuz başvuruda tırnakları kendisi ekler. Elle yazarken tırnağı unutmak #BAŞV! ya da #AD? hatasına yol açar.

Koşula göre veri çekmek: DÜŞEYARA ile

Tek bir hücre yerine bir koda karşılık gelen değeri almak istiyorsanız DÜŞEYARA kullanılır. Sipariş sayfasında ürün kodu yazılı, fiyatlar ise Fiyatlar sayfasında duruyor olsun. Formül =DÜŞEYARA(A2;Fiyatlar!$A$2:$D$50;4;YANLIŞ) olur.

Aşağıdaki örneklerde fiyat tablosu doğrulama için aynı sayfaya alındı. Kendi dosyanızda aralığın başına yalnızca Fiyatlar! eklersiniz, gerisi değişmez.

=DÜŞEYARA("E-202";A2:D6;4;YANLIŞ)

=VLOOKUP("E-202",A2:D6,4,FALSE)

Aralığı dolar işaretiyle sabitlemek, formülü aşağı çektiğinizde tablonun kaymasını önler. Tabloyu en baştan 50 satır gibi geniş tutarsanız fiyat listesine eklenen yeni ürünler de aramaya girer.

Başka sayfadan koşullu toplam almak

Bir kategoriye ait değerlerin toplamını başka sayfadan almak için ETOPLA aynı mantıkla çalışır. Aralık ve toplam aralığı Fiyatlar sayfasını gösterir, ölçüt ise bulunduğunuz sayfada olabilir. Formül =ETOPLA(Fiyatlar!C2:C50;"Kırtasiye";Fiyatlar!D2:D50) biçimini alır.

=ETOPLA(C2:C6;"Kırtasiye";D2:D6)

=SUMIF(C2:C6,"Kırtasiye",D2:D6)

Birden fazla koşul gerekiyorsa ÇOKETOPLA'ya geçin. Ay ve kategori gibi iki ölçütü olan özet tabloları genellikle bu fonksiyonla kurulur. Örneğin Satışlar sayfasındaki ekim ayı kırtasiye toplamı için =ÇOKETOPLA(Satışlar!D:D;Satışlar!C:C;"Kırtasiye";Satışlar!E:E;"Ekim") yazılır.

Özet sayfasında ölçütleri sabit metin yerine hücrelerden okumak daha pratiktir. A2'de kategori, B1'de ay adı yazıyorsa formülü bir kez kurup sağa ve aşağı kopyalayarak bütün özet tablosunu doldurabilirsiniz.

Kod bulunamadığında ne olur?

Aranan kod fiyat sayfasında yoksa DÜŞEYARA #YOK hatası verir. Bu hata, sipariş sayfasındaki toplamları da bozar, çünkü #YOK içeren bir aralığı TOPLA hesaplayamaz. Formülü EĞERHATA içine almak bunu engeller.

=EĞERHATA(DÜŞEYARA("E-305";A2:D6;4;YANLIŞ);"Kod yok")

=IFERROR(VLOOKUP("E-305",A2:D6,4,FALSE),"Kod yok")

"Kod yok" gibi bir metin yerine 0 da döndürebilirsiniz. Yine de hatayı görünür bir metinle karşılamak, yanlış girilmiş kodları fark etmenizi kolaylaştırır.

Birden çok sayfayı tek formülde toplamak

Ocak, Şubat ve Mart sayfalarının aynı hücrede toplamı varsa üç boyutlu başvuru kullanabilirsiniz. =TOPLA(Ocak:Mart!B10) iki sayfa arasında kalan bütün sayfaların B10 hücresini toplar. Sayfaların sırası önemlidir: Ocak ile Mart arasına taşıdığınız her sayfa toplama girer.

Sayfa adını bir hücreden okumak istiyorsanız DOLAYLI kullanılır. A1'de "Şubat" yazıyorsa =DOLAYLI("'"&A1&"'!B10") Şubat sayfasının B10 hücresini getirir. DOLAYLI her değişiklikte yeniden hesaplandığı için büyük dosyalarda yavaşlık yaratabilir.

Başka dosyadan veri almak

Başka bir çalışma kitabından veri almak da aynı tıklama yöntemiyle yapılır. İki dosya açıkken = yazıp diğer dosyadaki hücreye tıklarsınız; formül =[Fiyat.xlsx]Fiyatlar!$B$2 biçiminde görünür. Kaynak dosya kapandığında Excel başvuruya dosyanın tam yolunu ekler.

Bu bağlantılar dosya taşındığında ya da adı değiştiğinde kopar. Kaynağı sık değişen listeler için verileri aynı dosyada ayrı bir sayfada tutmak daha az sorun çıkarır.

Sık karşılaşılan hatalar ve çözümleri

Başvurduğunuz sayfa silinirse formül #BAŞV! hatasına dönüşür. Sayfayı aynı adla yeniden oluşturmak formülü düzeltmez, başvuruyu yeniden kurmanız gerekir. Bu yüzden kaynak sayfayı silmek yerine gizlemek daha güvenlidir.

Sayfa adını elle yazarken bir harfi yanlış girerseniz Excel bu adı başka bir dosya sanabilir ve dosya seçmeniz için bir pencere açar. Pencereyi kapatıp adı düzeltmeniz yeterlidir. Tıklama yöntemi bu hatayı baştan önler.

Formül hücrede sonuç yerine metin olarak görünüyorsa hücre büyük ihtimalle Metin biçimindedir. Hücreyi Genel biçimine çevirin, formüle girip Enter'a basın. Bir başka sık sorun da kopyalarken kayan aralıklardır. DÜŞEYARA'nın tablo aralığında dolar işareti yoksa formül aşağı indikçe aralık da iner ve son satırlarda #YOK çıkar.

Kendi dosyanızda deneyin

Fiyat ya da müşteri listenizi ayrı bir sayfaya taşıyın ve sayfaya kısa, boşluksuz bir ad verin. Ardından sipariş sayfasındaki ilk formülü tıklama yöntemiyle kurun, aralığı dolar işaretiyle sabitleyin ve aşağı çekin.