Ders 7: Sıralama ve Filtreleme

Sıralamadan önce tabloyu hazırlayın

Excel'in tabloyu doğru tanıması için verinin bitişik bir blok olması gerekir. Tek bir başlık satırı olmalı, arada tamamen boş satır ya da sütun bulunmamalı. Birleştirilmiş hücreler sıralamayı engeller, bu yüzden başlık dışındaki alanlarda birleştirmeden kaçının.

Bu hazırlık sıralamayı güvenli kılar. Arada boş bir satır varsa Excel tablonun orada bittiğini düşünür ve alttaki satırları sıralamaya katmaz.

Tek sütuna göre sıralama

Sıralamak istediğiniz sütundan tek bir hücre seçin ve Veri sekmesindeki Sırala & Filtre grubunu kullanın. Metinlerde A'dan Z'ye Sırala, sayılarda En Küçükten En Büyüğe Sırala, tarihlerde Eskiden Yeniye Sırala seçenekleri çıkar. Excel bitişik bloğun tamamını bulur ve her satırı bütün olarak taşır.

Sütunun tamamını seçip sıralamaya kalkarsanız Excel seçimi genişletmeyi önerir. Bu öneriyi kabul edin. Yalnız seçili sütunu sıralarsanız satırlar birbirinden kopar: Ece'nin satış rakamı başka bir temsilcinin yanına geçer ve bunu geri almak zordur.

Bölgeye, sonra satışa göre sıralamak

Önce bölgeye, aynı bölgedekileri de satışa göre sıralamak istiyorsanız Sırala iletişim kutusunu açın. İlk satırda Sütun olarak Bölge'yi, Düzen olarak A'dan Z'ye'yi seçin. Düzey Ekle ile ikinci satırı açıp Satış sütununu ve En Büyükten En Küçüğe düzenini verin.

Verilerimde üst bilgi var kutusunun işaretli olduğuna dikkat edin. İşaret kalkarsa başlık satırı da veri gibi sıralanır ve tablonun ortasına düşer.

Filtre ile satır gizleme

Filtre, veriyi silmeden yalnız ölçüte uyan satırları gösterir. Tablodan bir hücre seçip Veri sekmesindeki Filtre düğmesine basın ya da Ctrl+Shift+L kullanın. Başlıklarda açılır oklar belirir.

Bölge okunu açıp yalnız Ege'yi işaretlediğinizde Ece ve Selin'in satırları kalır, diğerleri gizlenir. Sayı sütunlarında Sayı Filtreleri altında büyüktür, küçüktür ve Arasında gibi koşullar, metinde Metin Filtreleri, tarihte Tarih Filtreleri bulunur. Filtreyi kaldırmak için Filtre düğmesine yeniden basmanız yeterlidir.

Filtrelenmiş veride doğru toplam

TOPLA fonksiyonu filtreyle gizlenen satırları da toplar. Ege filtresi açıkken =TOPLA(C2:C6) yine bütün bölgelerin toplamını, 258.000 TL'yi gösterir.

Yalnız görünen satırları toplamak için ALTTOPLAM kullanılır. =ALTTOPLAM(9;C2:C6) formülündeki 9, toplama işlemini seçer. Filtre yokken sonuç TOPLA ile aynıdır, Ege filtrelendiğinde 87.500 TL'ye düşer. İlk değişkene 9 yerine 109 yazarsanız elle gizlediğiniz satırlar da dışarıda kalır.

Satırları taşımadan sıra vermek

Bazen tablonun düzenini bozmadan her satırın kaçıncı olduğunu görmek istersiniz. RANK.EŞİT bir değerin bir liste içindeki sırasını verir: =RANK.EŞİT(C3;$C$2:$C$6) Mert'in 61.000 TL ile birinci olduğunu gösterir. Liste aralığı mutlak başvuruyla yazılır, çünkü formül aşağı kopyalandığında karşılaştırılan liste değişmemelidir.

Filtreyi temizlemek ve yeniden uygulamak

Bir sütunda filtre açık olduğunda o sütunun okunun yerinde huni simgesi görünür ve satır numaraları mavi renge döner. Tek bir sütunun filtresini kaldırmak için okunu açıp o sütunun filtresini temizleme seçeneğini kullanırsınız. Bütün filtreleri birden kaldırmak için Veri sekmesindeki Filtre düğmesine yeniden basmanız yeterlidir.

Filtre açıkken tabloya yeni satır eklediyseniz ya da bir değeri değiştirdiyseniz filtre kendiliğinden yenilenmez. Ctrl+Alt+L, mevcut filtre ve sıralamayı yeni veriye yeniden uygular.

Sık yapılan hatalar

Sıralamada en büyük risk, tablonun bir kısmının seçimin dışında kalmasıdır. Tablonun sağında boş bir sütundan sonra devam eden "Not" sütunu sıralamaya katılmaz ve notlar yanlış satırlarda kalır. Sıralamadan önce tablonun tamamının bitişik olduğundan emin olun.

Sayıların bir kısmı metin olarak saklanmışsa sıralama da tutarsız çıkar: Excel önce sayıları, sonra metinleri dizer ve 1.200 ile "1200" ayrı yerlere düşer. Tarihlerde de aynı sorun görülür.

Filtreli tabloda kopyala yapıştır yaparken dikkatli olun. Görünen satırları kopyalamak güvenlidir, ama filtreli bir aralığa yapıştırdığınız değerler gizli satırlara da yayılabilir. Toplu değişikliği filtreyi kaldırdıktan sonra yapmak daha az sürpriz çıkarır.

Sıralama ve filtreyi sık kullanacağınız bir listeyi Ctrl+T ile Excel tablosuna çevirmek de iyi bir alışkanlıktır. Tabloda filtre okları kendiliğinden gelir, yeni satırlar tabloya otomatik katılır ve sıralama yaparken bir sütunun dışarıda kalma riski azalır. Excel tabloları orta seviye derslerde ayrıca işlenir.

Sıradaki adım

Alıştırmada altı temsilcinin satışlarına RANK.EŞİT ile sıra numarası vereceksiniz. Formülü yazdıktan sonra tabloyu Satış sütununa göre büyükten küçüğe sıralayın; sıra numaraları 1'den 6'ya dizilmelidir.

=ALTTOPLAM(9;C2:C6)

=SUBTOTAL(9,C2:C6)

=RANK.EŞİT(C3;$C$2:$C$6)

=RANK.EQ(C3,$C$2:$C$6)