Süreç İyileştirme Nedir?

Süreç iyileştirme nedir?

Süreç iyileştirme, bir işin yapılış biçimini daha hızlı, daha ucuz ya da daha hatasız hâle getirme çabasıdır. Bir sürecin her adımı incelenir. Değer katmayan adımlar çıkarılır, sorunlu adımlar yeniden tasarlanır.

Küçük ama sürekli adımlarla yapılabildiği gibi büyük bir yeniden tasarım projesi şeklinde de yürütülebilir.

Adımlar nelerdir?

1. Süreci seçin: En çok şikâyet, gecikme ya da maliyet yaratanı tercih edin.
2. Mevcut durumu çizin: Her adımı, sorumlusunu ve süresini bir akış şemasında gösterin.
3. Sorunları bulun: Bekleme, tekrar, gereksiz onay ve hata noktalarını işaretleyin.
4. Çözüm tasarlayın: Adımları birleştirin, otomatikleştirin ya da kaldırın.
5. Uygulayın ve ölçün: Değişiklik öncesi ve sonrası göstergeleri karşılaştırın.

Örnek

Varsayımsal bir şirkette satın alma talebinin onaylanması ortalama dokuz gün sürüyor. Süreç çizildiğinde talebin dört farklı yöneticinin imzasından geçtiği görülüyor. Belirli bir tutarın altındaki talepler için tek imza kuralı getiriliyor. Onay süresi iki güne iniyor.

Hangi yöntemler kullanılır?

Kaizen küçük ve sürekli iyileştirmelere odaklanır. Six Sigma veriyle varyasyonu ve hataları azaltmayı hedefler. Yalın yaklaşım ise israfı ortadan kaldırmaya çalışır. PDCA (Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al) döngüsü bu yöntemlerin çoğunda ortak iskelettir.

Değişikliği süreci yürüten kişilerle birlikte tasarlayın. Masa başında yazılan yeni süreçler sahada sık sık uygulanmaz.