Excel Veritabanı Nedir?

Excel veritabanı nedir?

Excel veritabanı, kayıtların bir Excel sayfasında düzenli bir tablo olarak tutulmasıdır. Her satır bir kaydı, her sütun da o kaydın bir özelliğini temsil eder. Örneğin bir müşteri listesinde her satır bir müşteri, sütunlar ise ad, telefon, şehir ve kayıt tarihidir.

Excel teknik olarak bir veritabanı yazılımı değildir. Yine de küçük işletmeler ve ekipler için ilk kayıt sistemi çoğu zaman bir Excel dosyasıdır.

İyi bir kayıt tablosu nasıl olur?

Veritabanı gibi çalışan bir tablonun birkaç temel kuralı vardır. İlk satırda tek satırlık sütun başlıkları bulunur. Her sütunda yalnızca tek tür bilgi yer alır ve arada boş satır ya da birleştirilmiş hücre olmaz. Her kayda benzersiz bir kimlik numarası vermek de aramayı ve eşleştirmeyi kolaylaştırır.

Listeyi bir Excel tablosu olarak biçimlendirmek bu kuralları korumayı kolaylaştırır. Yeni satırlar tabloya kendiliğinden katılır, formüller aşağıya kopyalanır. Veri doğrulama ile şehir ya da durum gibi alanlara yalnızca listeden seçim yapılmasını sağlayabilirsiniz.

Sınırları neler?

Excel tek kişinin ya da küçük bir ekibin kullanımı için rahattır. Ancak birkaç kişi aynı anda kayıt girdiğinde çakışmalar, yanlışlıkla silinen satırlar ve sürüm karışıklığı başlar. Kimin hangi kaydı değiştirdiğini izlemek de zorlaşır.

Örneğin 8 kişilik bir satış ekibi günde yüzlerce sipariş giriyorsa bir süre sonra dosya yavaşlar ve hata riski artar. Bu noktada bir CRM ya da gerçek bir veritabanına geçmek, Excel'i ise raporlama için kullanmak daha sağlıklıdır.