Freelance İş ve Ödeme Takibi: Alacaklarınızı Excel'de İzleyin

Bu şablon hangi soruyu cevaplar?

Freelance iş ve ödeme takibi şablonu, kimin size ne kadar borçlu olduğunu ve hangi ödemenin vadesini geçtiğini tek bakışta gösterir. Dosyada iki sayfa var. İşler sayfasına her projeyi bir satır olarak girersiniz; Özet sayfası müşteri ve hizmet türü toplamlarını ÇOKETOPLA formülleriyle kendisi hesaplar.

Örnek veride dört varsayımsal müşteriye ait 12 iş bulunur. Bu işlerin toplamı 101.400 TL, tahsil edilen kısım 52.600 TL ve açık alacak 48.800 TL'dir. Kendi işlerinizi girmeden önce örnek satırların yalnız Tarih ile Ödenen arasındaki hücrelerini temizleyin, Kalan ve Durum sütunlarındaki formüller yerinde kalsın.

İşler sayfasına kayıt girme

Her yeni iş için Tarih, Müşteri, İş açıklaması, Tutar ve Vade tarihi hücrelerini doldurursunuz. Hizmet türü hücresi açılır listeden seçilir: Çeviri, Tasarım, Yazılım, Danışmanlık, Metin yazarlığı ya da Diğer. Liste dışı bir değer yazarsanız Excel uyarı verir, böylece Özet sayfasındaki toplamlar bölünmez.

Ödeme geldikçe yalnız Ödenen sütununu güncellersiniz. Örneğin 22.000 TL'lik bir yazılım işinin yarısı peşin ödendiyse Ödenen hücresine 11.000 yazarsınız. Kalan sütunu =E2-G2 mantığıyla farkı bulur ve 11.000 TL gösterir. Taksitli ödemelerde her taksitte bu hücredeki toplamı artırmanız yeterlidir.

Durum sütunu nasıl karar verir?

Durum sütunu üç sonuçtan birini yazar: Ödendi, Bekliyor ya da Gecikti. Formül önce kalan tutara bakar; kalan 0 ya da daha azsa iş Ödendi sayılır. Kalan varsa vade tarihini BUGÜN fonksiyonuyla karşılaştırır ve vade geçmişse Gecikti yazar.

Bu yüzden Durum, dosyayı açtığınız güne göre kendiliğinden değişir. Bugün Bekliyor görünen 8.900 TL'lik çeviri işi, vadesi olan 9 Kasım geçtiğinde ve ödeme girilmediyse Gecikti olur ve hücre kırmızıya boyanır. Ödenen işler yeşil görünür, göz satırları taramak yerine renklere gider.

Özet sayfasındaki toplamlar

Özet sayfasının solunda müşteri bazında iş tutarı, tahsil edilen tutar ve kalan alacak yer alır. Kuzey Ajans satırındaki formül, İşler sayfasında müşterisi Kuzey Ajans olan bütün tutarları toplar; örnekte bu 20.700 TL eder. Kalan alacağı olan müşteriler sarıyla işaretlenir.

Sağ taraftaki hücreler genel tabloyu verir: toplam iş tutarı, tahsil edilen, açık alacak, vadesi geçen alacak ve ödemesi açık iş sayısı. Vadesi geçen alacak, Durum sütunu Gecikti olan satırların Kalan değerlerini toplar. Onun yanında hizmet türlerine göre gelir dağılımı durur. Örnekte en büyük pay 31.500 TL ile Yazılım'dadır.

Kendi işinize göre uyarlama

Müşteri listesi Özet sayfasında elle yazılıdır. Yeni bir müşteri için Toplam satırının üstüne satır ekleyin, A sütununa müşteri adını İşler sayfasındakiyle birebir aynı yazın ve üstteki satırın formüllerini kopyalayın. Adın sonunda fazladan bir boşluk bile toplamı 0 gösterir.

İşler tablosunda formüllü 60 satır hazırdır. Daha fazlasına ihtiyacınız olduğunda son satırın Kalan ve Durum hücrelerini seçip aşağı doğru çekin. Hizmet türlerini değiştirmek isterseniz Veri sekmesindeki Veri Doğrulama penceresinde listeyi düzenleyin ve Özet sayfasındaki tür adlarını da aynı biçimde güncelleyin.

İlk hafta için öneri

Açık olan bütün işlerinizi, faturası kesilmiş olsun olmasın, bugün tabloya girin ve vade tarihlerini sözleşmedeki ya da yazışmadaki tarihe göre yazın. Ardından Özet sayfasında vadesi geçen alacak tutarına bakın ve Gecikti görünen her iş için müşteriye bir hatırlatma gönderin. Şablon bir takip aracıdır; fatura ya da serbest meslek makbuzu yerine geçmez, resmî belgeleri ayrıca düzenlemeniz gerekir.