Pivot Tablo Nasıl Güncellenir? Yenileme ve Veri Kaynağını Değiştirme

Pivot tablo neden kendiliğinden güncellenmez?

Pivot tablo, kaynak verinin bir kopyasını önbellekte tutar. Hesaplar bu kopyadan yapılır, kaynak hücrelerden değil. Bu yüzden kaynakta bir tutarı değiştirdiğinizde ya da yeni satır eklediğinizde tablo eski rakamları göstermeye devam eder. Formüllerin aksine pivot tablonun güncellenmesi için sizin yenileme komutu vermeniz gerekir.

İki ayrı durumu birbirinden ayırmak işinizi kolaylaştırır. Birincisi mevcut aralıktaki değerlerin değişmesidir; bunu yenileme çözer. İkincisi aralığın dışına satır eklenmesidir; bunun için veri kaynağını genişletmeniz gerekir.

Yenile ve Tümünü Yenile

Pivot tablonun içinde bir hücre seçin ve PivotTable Çözümle sekmesindeki Veri grubunda Yenile düğmesine tıklayın. Eski sürümlerde bu sekmenin adı Analiz olarak görünür. Klavyeden Alt+F5 aynı işi yapar.

Aynı dosyada birden çok pivot tablo varsa Yenile düğmesinin okunu açıp Tümünü Yenile'yi seçin. Bu komut çalışma kitabındaki bütün pivot tabloları ve dış veri bağlantılarını birlikte günceller. Satış ve stok için iki ayrı özet tutan bir dosyada tek tıkla ikisini de güncel hâle getirirsiniz.

Dosya açılırken otomatik yenileme

Raporu her açtığınızda güncel görmek istiyorsanız yenilemeyi Excel'e bırakabilirsiniz. PivotTable Çözümle sekmesinde Seçenekler'e tıklayın, açılan pencerenin Veri sekmesinde Dosyayı açarken verileri yenile kutusunu işaretleyin. Ayar her pivot tablo için ayrı yapılır.

Bu yöntem dosya açıkken yaptığınız değişiklikleri izlemez. Kaynağa öğleden sonra satır eklediyseniz rapor yine elle yenileme ister. Sürekli değişen bir listede Alt+F5 alışkanlığı en güvenilir yoldur.

Yenilemede sütun genişliklerinin her seferinde değişmesi can sıkıcı olabilir. Aynı penceredeki Düzen sekmesinde Güncelleştirmede sütun genişliklerini otomatik sığdır kutusunun işaretini kaldırdığınızda ayarladığınız genişlikler korunur.

Veri kaynağını değiştirmek

Kaynak listenizin altına yeni satırlar eklediyseniz ve pivot tablo bunları görmüyorsa aralık eski sınırında kalmıştır. Pivot tabloyu seçip PivotTable Çözümle sekmesinde Veri Kaynağını Değiştir'e tıklayın. Açılan pencerede Tablo/Aralık kutusundaki adresi yeni son satırı kapsayacak şekilde düzeltin.

Aralığın kaç satıra ulaştığını hızlıca görmek için tarih sütunundaki dolu hücreleri sayabilirsiniz. Aşağıdaki listede başlık hariç yedi satır var; pivot tablonun kaynağı A1:D7 ise son satır dışarıda kalmıştır.

=BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY(A2:A8)

=COUNTA(A2:A8)

Yeni satırın etkisini görmek için de ETOPLA kullanılabilir. Ege bölgesi yenilemeden önce 1950 görünüyorsa, aralık düzeltilip yenilendikten sonra 2670 olmalıdır.

=ETOPLA(B2:B8;"Ege";D2:D8)

=SUMIF(B2:B8,"Ege",D2:D8)

Kalıcı çözüm: kaynağı tabloya çevirmek

Aralığı her ay elle genişletmek yerine kaynak listeyi Ctrl+T ile Excel tablosuna çevirin. Ardından Veri Kaynağını Değiştir penceresine hücre adresi yerine tablonun adını yazın, örneğin Satislar. Tabloya eklenen her satır kaynağa otomatik dahil olur ve size yalnız yenilemek kalır.

Tablo adını Tablo Tasarımı sekmesinin solundaki kutuda görürsünüz. Türkçe karakter ve boşluk içermeyen kısa bir ad seçmek, formüllerde ve pivot kaynağında yazım hatasını azaltır.

Aynı kaynağı kullanan pivot tablolar

Aynı listeden iki pivot tablo oluşturduğunuzda Excel çoğu zaman önbelleği paylaştırır. Bu durumda birini yenilemek diğerinin verisini de günceller, ama gruplama gibi bazı ayarlar da iki tabloda birlikte değişebilir. Tarihleri birinde aylara, diğerinde çeyreklere göre görmek istediğinizde bu davranış şaşırtıcı olabilir.

Bağımsız iki rapor gerekiyorsa ikinci pivot tabloyu ayrı bir kaynak tanımıyla kurmayı deneyin; örneğin biri tablo adını, diğeri hücre aralığını kullanabilir. Kaynağı baştan bu ayrımla seçmek sonradan yaşanacak karışıklığı azaltır.

Kaynakta sütun adı değişirse

Kaynak listedeki bir başlığı değiştirdiğinizde, örneğin Tutar yerine Net Tutar yazdığınızda, yenileme sonrası o alan pivot tablodan kaybolur. Excel yeni adı farklı bir alan olarak görür. Alanı PivotTable Alanları listesinden yeniden Değerler bölgesine sürüklemeniz gerekir. Başlıkları değiştirmeden önce hangi raporların bu alanı kullandığını kontrol etmek size zaman kazandırır.

Silinen bir sütun için de durum aynıdır. Kaynakta artık bulunmayan bir alan, yenileme sonrası pivot tablodan ve alan listesinden çıkar. Aylık raporlarda sütun yapısını sabit tutmak, her yenilemede düzeni yeniden kurma ihtiyacını ortadan kaldırır.

Sık görülen hatalar

Yenile düğmesi soluk görünüyorsa seçili hücre pivot tablonun dışındadır. Veri kaynağı başvurusunun geçerli olmadığını söyleyen uyarı genelde kaynak sayfanın adı değiştiğinde ya da başlık satırında boş bir hücre bulunduğunda çıkar. Sayfa adını ya da başlığı düzeltip kaynağı yeniden seçtiğinizde uyarı kaybolur.

Bir sonraki adım

Raporlarınızdaki her pivot tablonun kaynağını kontrol edin ve hücre aralığı kullananları tabloya dönüştürün. Ardından en sık kullandığınız raporda dosya açılırken yenileme seçeneğini açın.