Excel'de Filtreleme Nasıl Yapılır?

Filtre nasıl açılır?

Filtre açmak için listenizdeki herhangi bir hücreyi seçip Veri sekmesinde Filtre düğmesine basarsınız. Klavyeden aynı işi Ctrl+Shift+L yapar. Başlık satırındaki her hücrenin sağında küçük bir ok belirir; filtre bu oklardan yönetilir.

Excel filtrelenecek alanı, seçtiğiniz hücrenin çevresindeki dolu bölgeye bakarak belirler. Listenin ortasında tamamen boş bir satır varsa ne olur? Filtre o satırda biter ve altındaki kayıtlar dışarıda kalır. Boş satırları silmek ya da filtreden önce bütün aralığı elle seçmek bu sorunu önler.

Değer seçerek filtreleme

En hızlı filtre, okun açtığı listedeki onay kutularıdır. Şehir sütununun okuna tıklayıp önce (Tümünü Seç) işaretini kaldırın, sonra yalnız İzmir'i işaretleyip Tamam'a basın. Sekiz siparişlik listede yalnız dört İzmir satırı görünür kalır.

Uzun listelerde kutular arasında kaydırmak yerine menüdeki arama kutusuna birkaç harf yazabilirsiniz. Excel yazdığınız metni içeren değerleri süzer. Siz de yalnız onları işaretlersiniz. Bu kadar.

Koşulla filtreleme: Sayı, Metin ve Tarih Filtreleri

Belirli değerleri değil bir koşulu süzmek istiyorsanız sütun türüne göre değişen alt menüleri kullanırsınız. Sayı sütununda Sayı Filtreleri, metin sütununda Metin Filtreleri, tarih sütununda Tarih Filtreleri görünür. Tutar sütununda Sayı Filtreleri altından Büyüktür seçeneğini seçip 1000 yazarsanız yalnız 1.000 TL üzerindeki siparişler kalır.

Metin Filtreleri altındaki İçerir seçeneği, ürün adında "kablo" geçen satırları bulmak gibi işlerde kullanışlıdır. Tarih Filtreleri ise Bu Ay, Geçen Çeyrek gibi hazır dönemler sunar. Arasında seçeneği iki sınır değeri tek adımda girmenizi sağlar.

Birden fazla sütunda filtre

İki sütuna ayrı ayrı filtre uyguladığınızda Excel ikisini birlikte uygular. Şehir sütununda İzmir'i, Tutar sütununda 1000'den büyük olanları seçtiğinizde yalnız iki koşulu da sağlayan satırlar görünür. Filtre uygulanmış sütunların okunun yerinde huni simgesi belirir.

Filtre sonucunu bir formülle sağlamak isterseniz aynı koşulları ÇOKEĞERSAY'a verebilirsiniz. Bu, filtrede gördüğünüz satır sayısının doğru olup olmadığını kontrol etmenin pratik bir yoludur.

=ÇOKEĞERSAY(B2:B9;"İzmir";C2:C9;">1000")

=COUNTIFS(B2:B9,"İzmir",C2:C9,">1000")

İzmir veya Ankara gibi aynı sütunda "ya da" mantığı gerekiyorsa onay kutularından ikisini birden işaretlemeniz yeter. Kısa ve hızlı. Farklı sütunlar arasında "ya da" ilişkisi kurmak ise standart filtreyle mümkün değildir; bunun için gelişmiş filtre kullanılır.

Filtreyi temizleme ve kaldırma

Tek bir sütunun filtresini kaldırmak için o sütunun okuna tıklayıp menüdeki filtreyi temizle seçeneğini seçersiniz. Bütün sütunlardaki koşulları birden kaldırmak için Veri sekmesindeki Temizle düğmesi kullanılır. Bu işlem okları yerinde bırakır.

Okları da tamamen kaldırmak istiyorsanız Filtre düğmesine ya da Ctrl+Shift+L'ye yeniden basın. Filtre kaldırıldığında gizlenen bütün satırlar geri gelir.

Filtreli listede dikkat edilecekler

Listeye yeni satır eklediğinizde ya da değerleri değiştirdiğinizde filtre kendiliğinden yenilenmez. Veri sekmesindeki Yeniden Uygula düğmesi koşulları güncel veriye tekrar uygular. Filtreli listenin altında TOPLA kullanırsanız gizli satırlar da toplanır; görünen satırlar için ALTTOPLAM kullanmalısınız.

=ALTTOPLAM(103;A2:A9)

=SUBTOTAL(103,A2:A9)

Görünen satır sayısını veren bu formül filtre değiştikçe güncellenir. Filtresiz listede bütün satırları sayar, İzmir filtresi açıkken 4 gösterir. Görünen satırların tutar toplamı için de aynı fonksiyonu 9 koduyla kullanırsınız: =ALTTOPLAM(9;C2:C9) İzmir filtresinde dört siparişin toplamını, 4.640 TL'yi verir.

Başlığı sabitlemek ve renge göre süzmek

Uzun bir listede aşağı kaydırdığınızda başlık satırı ve filtre okları ekrandan çıkar. Bunu önlemek için Görünüm sekmesindeki Bölmeleri Dondur altından Üst Satırı Dondur'u seçin. Başlık, kaç satır inerseniz inin yerinde kalır.

Hücreleri renklendirerek işaretlediyseniz filtre menüsünde renge göre süzme seçeneği de çıkar. Örneğin kontrol edilmesi gereken siparişleri sarıya boyadıysanız yalnız sarı satırları tek tıkla görebilirsiniz. Koşullu biçimlendirmeyle verilen renkler de bu menüde listelenir.

Aynı menünün üst kısmı sıralama seçeneklerini içerir. Filtreli listede sıralama yalnız görünen satırları değil, bütün listeyi etkiler. Bu yüzden önce sıralayıp sonra filtrelemek, sonucu okumayı kolaylaştırır.

Kendi listenizde deneyin

Önce listenizde boş satır ve birleştirilmiş başlık hücresi olmadığından emin olun. Ardından Ctrl+Shift+L ile filtreyi açın ve en çok baktığınız sütunda bir değer filtresi deneyin. Sık kullandığınız bir liste ise onu Excel tablosuna dönüştürmek filtreyi kalıcı hâle getirir.